4 chiến lược quản lý và 5 lưu ý 'sống còn' giúp doanh nghiệp bán lẻ vận hành trơn tru, 'lãi' cả thời gian lẫn doanh thu

Bán lẻ là một ngành liên tục biến chuyển, nơi các xu hướng đến và đi nhanh như một cái chớp mắt. Trong bối cảnh đó, chiến lược “sản phẩm là tất cả” giờ đây không còn đủ sức thuyết phục mà cần tích hợp nhiều yếu tố để giữ lợi thế cạnh tranh.

Tuy nhiên, việc đồng thời tối ưu quá nhiều yếu tố dễ khiến các doanh nghiệp bán lẻ rơi vào trạng thái quá tải, dữ liệu phân tán và hiệu suất thấp. Câu trả lời nằm ở một hệ thống quản lý bán lẻ toàn diện – nơi mọi hoạt động được kết nối thông minh và tiết kiệm chi phí.

4 chiến lược quản lý bán lẻ toàn diện

Dưới đây là 4 chiến lược giúp doanh nghiệp bán lẻ vận hành trơn tru và tiết kiệm chi phí mà doanh nghiệp nên áp dụng.

Quản lý bán hàng đa kênh: Đảm bảo đồng bộ và liền mạch

Bán hàng đa kênh (omnichannel) đã trở thành xu hướng tất yếu, giúp doanh nghiệp bán lẻ không phụ thuộc vào một kênh duy nhất và tiếp cận nhóm khách hàng ưa thích sự tiện lợi. Tuy nhiên, sự thiếu đồng bộ giữa các kênh vẫn là rào cản lớn. Một số vấn đề phổ biến:

• Không có dữ liệu tồn kho chung, gây nhầm lẫn trong đơn hàng.

• Thông tin khuyến mãi không nhất quán giữa online và offline.

• Không cập nhật kịp thời đơn hàng online đã hoàn tất, khiến việc xử lý ở cửa hàng gặp lỗi.

Một trải nghiệm mua sắm mượt mà đòi hỏi hệ thống phải đồng bộ: từ kho hàng, chương trình khuyến mãi, cho đến hậu mãi. Điều này không chỉ cải thiện sự hài lòng mà còn giảm thất thoát doanh thu.

Quản lý xuất nhập tồn kho theo thời gian thực

Quản lý kho là yếu tố sống còn nhưng thường bị xem nhẹ. Thiếu kiểm soát tồn kho dẫn đến:

• Dư hàng: chiếm chỗ, giảm giá trị theo thời gian.

• Thiếu hàng: mất cơ hội bán, ảnh hưởng uy tín.

• Khó dự báo nhu cầu: khiến việc nhập hàng kém hiệu quả.

• Thất thoát: do kiểm đếm thủ công, sai lệch dữ liệu.

Lúc này, các ứng dụng phần mềm quản lý kho giúp doanh nghiệp theo dõi lượng hàng chính xác, cảnh báo khi chạm ngưỡng tối thiểu và tối ưu dòng tiền nhập hàng.

Quản lý hiệu suất nhân sự và chấm công minh bạch

Nhân sự là tài sản vô hình quan trọng nhưng lại dễ thất thoát hiệu quả nếu thiếu công cụ quản lý. Với đặc thù ca làm linh hoạt và đội ngũ đông đảo, ngành bán lẻ cần:

• Xây dựng KPI rõ ràng cho từng vị trí (doanh số, phục vụ, upsell...).

• Kết nối KPI với bảng chấm công, tự động tính lương thưởng.

• Giảm thiểu lỗi sai khi nhân sự vận hành linh hoạt giữa các chi nhánh.

Một hệ thống chấm công thông minh không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn tăng động lực làm việc, giảm tỷ lệ nghỉ việc và tăng độ trung thành.

Tinh gọn hành chính, tối ưu hóa vận hành

Quản trị hành chính không chỉ dừng ở quản lý nhân sự mà còn bao gồm quy trình vận hành nội bộ: kiểm tra ca làm, lịch nghỉ, đào tạo, phúc lợi, xử lý đơn hàng và báo cáo tài chính.

Một nền tảng quản trị tập trung giúp chủ cửa hàng dễ dàng theo dõi từ xa, giảm thiểu sai sót giấy tờ và chuẩn bị tốt hơn cho việc mở rộng chi nhánh.

5 lời khuyên để vận hành bán lẻ hiệu quả, tiết kiệm

Đừng chờ lớn mới số hoá

Theo CEO Lưu Trường An - Co Founder IGC Group, nhiều chủ cửa hàng nhỏ ngại đầu tư công nghệ vì nghĩ “chưa cần thiết”. Tuy nhiên, đây là thời điểm vàng để xây nền tảng bền vững:

“Khi cửa hàng còn nhỏ, bạn càng dễ kiểm soát dữ liệu, thiết lập quy trình và huấn luyện nhân sự từ đầu. Đến khi mở rộng, bạn sẽ không phải bắt đầu lại từ con số 0.”

Kiểm tra tồn kho mỗi ngày

Theo CEO Lưu Trường An, việc kiểm tra hàng bán chạy mỗi ngày có thể giúp doanh nghiệp bán lẻ kiểm soát việc:

• Nhập thêm kịp thời, tránh hụt hàng.

• Chủ động xả hàng tồn, hàng cận date.

• Phân tích nhu cầu thực tế, tránh tồn đọng.

Đào tạo định kỳ nhân viên

Một chương trình huấn luyện ngắn, chỉ 2 giờ mỗi tuần, có thể giúp đội ngũ:

• Nâng cao kỹ năng chốt sale và chăm sóc khách hàng.

• Hiểu rõ quy trình nội bộ, tránh thao tác sai.

• Gắn bó lâu dài hơn với doanh nghiệp.

"Đào tạo, nâng cao nghiệp vụ cho nhân sự là điều đặc biệt cần thiết đối với tất cả các lĩnh vực kinh doanh, bao gồm cả ngành hàng bán lẻ", CEO chia sẻ.

Nhận diện và cắt giảm chi phí ẩn

Chi phí ngốn ngân sách không chỉ nằm ở nhập hàng hay thuê mặt bằng. Theo CEO Lưu Trường An, nhà bán lẻ nên lưu ý:

• Thời gian nhàn rỗi không được phân bổ hợp lý.

• Quy trình thủ công gây tốn giấy, in ấn, lưu trữ.

• Sai sót đơn hàng làm tăng chi phí vận chuyển và hoàn tiền.

Bán hàng theo số liệu, không theo cảm tính

Doanh nghiệp nên dựa vào báo cáo bán hàng, xu hướng tiêu dùng, thời điểm cao điểm trong ngày để:

• Điều chỉnh ca làm.

• Tối ưu chương trình khuyến mãi.

• Dự đoán nhu cầu để nhập hàng đúng – đủ – kịp thời.

Thành công trong ngành bán lẻ không đến từ việc chi thật nhiều hay chạy theo xu hướng chóng vánh. Đó là quá trình tối ưu hóa từ những chi tiết nhỏ nhất: từ cách bạn theo dõi kho, chấm công nhân viên, đến việc đào tạo và ra quyết định dựa trên dữ liệu...

"Bạn không cần thay đổi mọi thứ, chỉ cần bắt đầu từ một phần mềm quản lý, một báo cáo tồn kho chính xác hay một buổi đào tạo nhóm nhỏ. Những hành động nhỏ, khi được lặp lại và chuẩn hóa chính là nền tảng cho một cửa hàng bán lẻ hiệu suất cao và chi phí thấp", CEO Lưu Trường An nhấn mạnh.