Công thức quản lý rủi ro dự án hiệu quả chỉ với 4 bước

Những rủi ro có thể gặp phải trong thực hiện dự án?

Trong mỗi dự án, bất kỳ yếu tố nào cũng có thể ảnh hưởng đến mục tiêu và kế hoạch của thương hiệu và doanh nghiệp, bao gồm tiến độ, ngân sách, và phạm vi, đều được xem là rủi ro.

Rủi ro (risk) khác với vấn đề (issue) trong dự án. Trong khi rủi ro là những điều “có thể” xảy ra trong tương lai, thì vấn đề là những tình huống “đã xảy ra”. 

Rủi ro có thể được dự đoán trước hoặc xuất hiện bất ngờ mà bạn không thể lường. Thông thường sẽ có:

- Rủi ro tài chính: Chi phí tăng cao, dự báo ngân sách không chính xác, tăng chi phí lao động và vật tư, doanh thu thấp…

- Rủi ro chiến lược: Phương pháp quản lý dự án không phù hợp, tỷ lệ luân chuyển nhân sự cao, lựa chọn công nghệ khó sử dụng hoặc đắt đỏ…

- Rủi ro về hiệu suất: Thành viên trong nhóm thường xuyên trễ hạn, mục tiêu và KPI không rõ ràng, phạm vi dự án thay đổi (mở rộng hoặc thay đổi so với kế hoạch ban đầu)…

- Rủi ro bên ngoài: Thay đổi luật pháp và quy định, biến động thị trường, thời tiết xấu, nhà cung cấp chậm trễ, đình công, bất ổn xã hội, phá hoại…

- Rủi ro tích cực (cơ hội): Những yếu tố bất ngờ có tác động tích cực đến dự án, chẳng hạn như hoàn thành sớm hơn dự kiến, tiết kiệm chi phí hoặc đạt được kết quả vượt mong đợi…

Quy trình 4 bước quản lý rủi ro dự án hiệu quả

1. Xác định rủi ro bằng cách phân tích chi tiết

Bước đầu tiên trong quản lý dự án là nhận diện các rủi ro tiềm ẩn. Các phương pháp để xác định danh sách này có thể bao gồm:

- Đặt câu hỏi cho tất cả các bên liên quan: Hỏi ý kiến các thành viên trong nhóm và các bên liên quan khác để thu thập thông tin về những rủi ro có thể xảy ra.

- Tổ chức buổi họp nhóm: Tập hợp đội nhóm để thảo luận và đưa ra các rủi ro tiềm ẩn có thể gặp phải trong quá trình thực hiện dự án.

Danh sách này sẽ bao gồm các chi tiết như:

- Rủi ro này có khả năng xảy ra trong giai đoạn nào của dự án?

- Tác động và mức độ nghiêm trọng của rủi ro là bao nhiêu?

- Ai sẽ chịu trách nhiệm xử lý rủi ro này?

2. Đánh giá rủi ro bằng ma trận Khả năng – Hậu quả

Để đánh giá hiệu quả các rủi ro, bạn có thể sử dụng ma trận Khả năng – Hậu quả, giúp phân tích xác suất xảy ra và mức độ nghiêm trọng của mỗi rủi ro. Cách thực hiện như sau:

- Xác suất xảy ra: Đánh giá khả năng rủi ro xảy ra, thường được phân loại theo các mức độ như: "Rất thấp", "Thấp", "Trung bình", "Cao", hoặc "Rất cao".

- Mức độ nghiêm trọng: Đánh giá mức độ ảnh hưởng của rủi ro nếu nó xảy ra như: "Nhẹ", "Tương đối nghiêm trọng", "Nghiêm trọng", hoặc "Rất nghiêm trọng".

Bằng cách áp dụng ma trận này, bạn có thể phân loại các rủi ro theo độ ưu tiên và chuẩn bị các phương án ứng phó phù hợp.

3. Lập kế hoạch ứng phó cụ thể và khách quan

Có 4 phương án chính để phản ứng với các rủi ro:

- Ngăn chặn hoàn toàn: Đối với những rủi ro có mức độ ưu tiên thấp, bạn nên tìm cách ngăn chặn chúng ngay từ đầu. 

- Chấp nhận: Đây là phương án phù hợp với những rủi ro có tác động nhỏ và xác suất xảy ra thấp. Bạn có thể chấp nhận rủi ro mà không cần thực hiện biện pháp ứng phó đặc biệt vì tác động của chúng không đủ nghiêm trọng.

- Giảm thiểu: Điều chỉnh các yếu tố trong kế hoạch dự án để giảm thiểu khả năng xảy ra hoặc mức độ nghiêm trọng của rủi ro. Đây là phương pháp cần thiết cho những rủi ro có mức ưu tiên trung bình và cao. 

- Chuyển giao: Bạn có thể chuyển giao trách nhiệm xử lý rủi ro cho bên thứ ba để tránh tác động trực tiếp đến dự án và giúp giảm bớt gánh nặng cho dự án.

Bằng cách áp dụng một trong các phương án trên tùy theo mức độ và loại rủi ro, bạn có thể quản lý nó một cách hiệu quả và giảm thiểu ảnh hưởng tiêu cực đến dự án.

4. Giám sát rủi ro trong quản lý dự án

Giám sát rủi ro là điều rất quan trọng để đảm bảo rằng bạn luôn theo dõi và quản lý hiệu quả khi dự án tiến triển. Hãy:

- Thúc đẩy giao tiếp: Khuyến khích việc trao đổi thông tin liên tục trong đội ngũ về tình hình các rủi ro. Điều này giúp mọi người đều nắm bắt được tình hình và có thể phản ứng kịp thời.

- Phân công trách nhiệm: Giao cho các thành viên trong nhóm trách nhiệm theo dõi các rủi ro cụ thể. Điều này đảm bảo rằng vấn đề được theo dõi và đánh giá thường xuyên.

- Cập nhật và báo cáo: Theo dõi các dấu hiệu hoặc thay đổi liên quan đến các rủi ro đã xác định và cập nhật thông tin cho toàn đội. Sử dụng báo cáo định kỳ để thông báo về tình hình hiện tại của các vấn đề và các biện pháp ứng phó.

- Sẵn sàng ứng phó: Chuẩn bị sẵn sàng các phương án ứng phó để xử lý nhanh chóng nếu rủi ro xảy ra. Đảm bảo đội ngũ có kế hoạch hành động cụ thể và có thể triển khai ngay khi cần thiết.

Việc giám sát thường xuyên giúp duy trì sự kiểm soát đối với các rủi ro, đảm bảo rằng bạn có thể ứng phó hiệu quả và kịp thời với bất kỳ vấn đề nào phát sinh trong quá trình quản lý dự án.