Sau loạt 'lùm xùm' thuế, doanh nghiệp vàng, trang sức cần làm gì để tránh các rủi ro pháp lý?

Nhằm giúp doanh nghiệp hoạt động an toàn, hợp pháp và hiệu quả hơn, phóng viên Tiếp Thị & Gia Đình đã có cuộc trao đổi với bà Đặng Hồng Minh - chuyên gia tư vấn thuế của Liên Việt Tax về cách thiết lập quy trình hóa đơn và kế toán tối ưu cho ngành trang sức.

- Nhiều doanh nghiệp trang sức phản ánh rằng việc áp dụng quy định về hóa đơn điện tử khá phức tạp, nhất là khi vừa bán lẻ tại quầy, vừa nhận chế tác theo đơn đặt hàng. Theo bà, đâu là khó khăn lớn nhất mà các doanh nghiệp đang gặp phải?

Hoạt động kinh doanh trang sức, đặc biệt trong các trung tâm thương mại, thường vừa có bán hàng trực tiếp, vừa nhận đặt hàng chế tác theo yêu cầu khách hàng. 

Đây là mô hình khá phức tạp khi áp dụng quy định về hóa đơn, thuế và kế toán. Nếu không hiểu đúng, doanh nghiệp rất dễ bị ấn định doanh thu, loại chi phí hoặc truy thu thuế.

Căn cứ theo các văn bản hiện hành gồm Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/01/2026), doanh nghiệp nên tách rõ hai hoạt động bán lẻ tại quầy và nhận đặt chế tác theo yêu cầu để tránh các rủi ro. 

- Vậy, doanh nghiệp nên lựa chọn và áp dụng loại hóa đơn nào để vừa thuận tiện trong hoạt động kinh doanh, vừa đảm bảo tuân thủ đúng quy định của pháp luật?

Với hoạt động bán lẻ tại quầy, doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Loại hóa đơn này có nhiều ưu điểm như xuất nhanh ngay khi khách thanh toán, dữ liệu tự động chuyển về cơ quan thuế, không cần ký số từng hóa đơn, rất phù hợp với mô hình cửa hàng trong trung tâm thương mại.

Tuy nhiên, loại hóa đơn này chỉ áp dụng cho giao dịch bán lẻ. Nếu khách hàng là doanh nghiệp cần khấu trừ thuế GTGT thì cửa hàng vẫn phải xuất hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Đối với hoạt động nhận đặt chế tác theo yêu cầu, doanh nghiệp cần lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, thể hiện rõ nội dung hợp đồng thiết kế, tên sản phẩm, trọng lượng vàng, loại đá, phí chế tác, cùng ngày bàn giao hàng hoặc hoàn thành dịch vụ.

Tôi thường khuyến nghị các doanh nghiệp nên đăng ký song song hai loại hóa đơn gồm hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (áp dụng cho hoạt động bán lẻ tại quầy) và hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (áp dụng cho hàng chế tác hoặc khi xuất cho khách doanh nghiệp). Cách làm này vừa linh hoạt, vừa đúng quy định, giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro trong quá trình thanh - kiểm tra thuế.

- Nhiều doanh nghiệp trang sức cho biết họ thường gặp vướng mắc trong việc xử lý khoản đặt cọc của khách hàng, đặc biệt là khi nhận tiền vào tài khoản cá nhân hoặc xuất hóa đơn sai thời điểm. Theo bà, những sai sót này có thể dẫn đến rủi ro gì trong quá trình quản lý thuế?

Đây là lỗi rất phổ biến trong ngành trang sức. Nhiều cửa hàng hoặc doanh nghiệp nhỏ thường nhận tiền đặt cọc của khách hàng qua tài khoản cá nhân, hoặc vội vàng xuất hóa đơn ngay khi nhận cọc. Việc này khiến dòng tiền không minh bạch và dễ bị cơ quan thuế xem là doanh thu ngoài sổ, dẫn đến nguy cơ bị ấn định doanh thu và truy thu thuế.

Theo khoản 2, Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khoản tiền đặt cọc hoặc ứng trước để đảm bảo thực hiện hợp đồng chưa phải xuất hóa đơn. Chỉ khi doanh nghiệp giao hàng hoặc hoàn thành dịch vụ, mới cần lập hóa đơn chính thức.

- Vậy trong thực tế, doanh nghiệp nên xử lý và xuất hóa đơn đối với khoản tiền đặt cọc như thế nào để vừa đúng quy định, vừa tránh phát sinh các giao dịch phức tạp?

Trong thực tế, doanh nghiệp có thể xử lý khoản tiền đặt cọc một cách đúng quy định, gọn gàng và hợp pháp theo ba bước sau:

Thứ nhất, khi khách đặt cọc, doanh nghiệp chưa cần xuất hóa đơn, mà chỉ cần lập Phiếu thu tiền đặt cọc hoặc Biên nhận đặt hàng có đầy đủ chữ ký của hai bên. Trên chứng từ cần ghi rõ tên khách hàng, số tiền, mục đích đặt cọc. Toàn bộ khoản tiền này phải được nộp vào tài khoản doanh nghiệp, tuyệt đối không sử dụng tài khoản cá nhân để nhận hoặc giữ tiền.

Thứ hai, khi giao hàng hoặc hoàn thành dịch vụ, doanh nghiệp xuất hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, đồng thời ghi chú rõ: “Đã nhận cọc … đồng theo phiếu đặt ngày …”. Hóa đơn phải thể hiện đầy đủ giá trị hàng hóa hoặc dịch vụ, chứ không chỉ phần còn lại sau khi trừ tiền cọc.

Thứ ba, trong trường hợp khách hàng hủy đơn và mất cọc, doanh nghiệp cần xuất hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn GTGT cho phần tiền giữ lại, và hạch toán khoản này vào doanh thu khác theo quy định.

Việc thực hiện đúng quy trình trên sẽ giúp doanh nghiệp minh bạch dòng tiền, kiểm soát chứng từ chặt chẽ, đồng thời tránh rủi ro bị truy thu hoặc ấn định thuế trong quá trình thanh - kiểm tra của cơ quan thuế.

- Cảm ơn chuyên gia Đặng Hồng Minh về những chia sẻ!