Chuyên gia chỉ cách quản lý vận đơn tăng 20% lợi nhuận

Phạm Khánh Hoàng là một trong những chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực tư vấn và triển khai các giải pháp công nghệ cho doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME). Với hơn 7 năm kinh nghiệm chuyên sâu, Khánh Hoàng đã hỗ trợ và tư vấn thành công cho hơn 1.000 doanh nghiệp, giúp họ tối ưu hóa hoạt động và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Hiện tại, anh đang là quản lý dịch vụ doanh nghiệp (EMS) của Nobi Pro.

Nobi Pro được xây dựng để hỗ trợ các doanh nghiệp và nhà bán hàng trên nền tảng trực tuyến với các công cụ chuyên nghiệp nhất nhằm giám sát, quản lý và vận hành mọi khâu trong lĩnh vực kinh doanh trực tuyến. Nobi Pro là đối tác của hơn 300 doanh nghiệp trên toàn quốc.

Các khách hàng lớn của Nobi Pro có thể điểm qua gồm: Ăn cùng Bà Tuyết, Đà Lạt milk, Sunhouse, Ladipage, Routine, Crazy Teen, Kangaroo, Saffron Việt Nam, Adidas và Bách hóa Xanh…

Quản lý vận đơn kém sẽ mất khách hàng

Theo Nobi Pro, vận đơn đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong kinh doanh online. Nó không đơn thuần là một quy trình xử lý và vận chuyển đơn hàng đến tay khách hàng mà còn mang nhiều ý nghĩa sâu sắc. Khánh Hoàng cho rằng, có ba vấn đề chính mà khách hàng thường gặp phải khi tối ưu hóa quá trình vận đơn.

Một là việc quản lý và theo dõi toàn bộ quá trình vận đơn từ khi khách hàng đặt hàng cho đến khi hàng được giao thành công hoặc thất bại. Quá trình này bao gồm nhiều bước như lên đơn, kiểm tra kho, chuẩn bị hàng hóa, đóng gói và giao cho đơn vị vận chuyển. Việc không quản lý và theo dõi kỹ càng có thể dẫn đến các sai sót không mong muốn.

Vấn đề thứ hai liên quan đến việc quản lý thông tin. Thông tin quản lý thường bị rời rạc ở nhiều khía cạnh như quản lý tồn kho thủ công, sử dụng nhiều tài khoản của các đơn vị vận chuyển khác nhau và sử dụng nhiều công cụ chat khác nhau. Điều này làm cho việc quản lý trở nên phức tạp và dễ gây nhầm lẫn.

Vấn đề cuối cùng là việc cập nhật thông tin chậm về tình trạng tồn kho và trạng thái giao hàng để có thể phản ứng kịp thời. Việc không cập nhật thông tin đúng lúc có thể dẫn đến những hệ lụy không mong muốn.

Tất cả các vấn đề này đã gây ra những hệ quả tiêu cực như sai sót trong quá trình tạo đơn hàng, thiếu hụt hàng hóa, thiếu hàng trong quá trình giao nhưng không có kế hoạch nhập hàng, không nhận ra khi hàng đã hết mà vẫn tiếp tục tạo đơn hàng. Tỷ lệ giao hàng thành công thấp do nhiều nguyên nhân không được hiểu rõ và mất mát trong quá trình vận chuyển hàng hóa.

Và khi việc quản lý đơn hàng không hiệu quả kéo dài, nhà bán hàng sẽ không thể phát hiện và giải quyết các vấn đề kịp thời. Điều này sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến doanh thu và trải nghiệm mua hàng của khách hàng.

Tối ưu khâu vận đơn, tăng tỷ lệ giao hàng thành công

Chuyên gia Khánh Hoàng lấy ví dụ về doanh nghiệp A, mặt hàng kinh doanh chủ yếu là thời trang. Công ty này phân phối bán hàng ở các kênh như Fanpage, Livestream, Shopee. Ước tính ban đầu là hơn 1.000 đơn/ngày. Vậy nếu như không có công cụ quản lý thì doanh nghiệp này rất dễ bị thất lạc hàng hóa, nhiều đơn vị lấy hàng cùng một lúc khiến cho việc quản lý trở nên khó khăn và khó nắm bắt được quá trình ra vào của hàng hóa.

Nhìn ra được vấn đề lớn đó, Nobi Pro đã cho ra đời công cụ theo dõi vận đơn và kiểm soát kho hàng đa kênh có tên là Nobi Pos. Theo chuyên gia Khánh Hoàng, công cụ này có 4 ưu điểm, sẽ hỗ trợ được các nhà bán hàng như: Quản lý đồng bộ mọi dữ liệu tập trung vào cùng một giao diện; Giảm thiểu rủi ro mất mát và hàng hoá sẽ được giao đến tay khách hàng kịp thời; Đối soát nhanh chóng, xử lý được khâu hoàn hàng, hủy kịp thời; Tăng tỷ lệ nhận đơn hàng thành công.

6 giai đoạn vận đơn đa kênh tinh gọn

Ở bước này, quá trình vận đơn sẽ được Nobi Pos tối ưu trong 6 giai đoạn. Giai đoạn đầu là đơn hàng được đặt. Tiếp đến là hệ thống sẽ tiến hành xác nhận đơn hàng. Sau khi xác nhận đơn hàng, quá trình đóng gói sẽ diễn ra. Bước tiếp theo chính là kết nối và đẩy sang đơn vị vận chuyển. Khi thực hiện xong ba bước, hệ thống sẽ theo dõi đơn hàng, sẵn sàng xử lý khi có vấn đề nào đó xảy ra. Và sau khi đơn hàng đến tay khách hàng hệ thống sẽ ghi nhận là đơn hàng hoàn thành.

Mặt khác, với quản lý vận đơn đa kênh, Nobi Pos sẽ đồng bộ đơn hàng đa kênh, bao gồm: Shopee, Lazada, TikTok Shop, Facebook, Zalo (có thể dùng Zalo cá nhân và Zalo OA) về cùng một hệ thống. Qua đó sẽ giúp các nhà bán hàng dễ dàng theo dõi và quản lý tập trung đơn hàng tại một giao diện duy nhất.

Bước tiếp theo là quản lý tồn kho đa kênh. Tại bước này, Nobi Pos sẽ tự đồng trừ tồn khi lên đơn mới và cộng dồn khi một đơn hàng bị hoàn trả về. Qua đó, tồn kho của đa kênh luôn được cập nhật liên tục một cách chính xác.

Cuối cùng là quản lý hành trình đơn. Nobi Pos sẽ đồng bộ thông tin đơn hàng với hành trình vận đơn, tự động cập nhật hành trình và theo dõi trạng thái đơn hàng từ đơn vị vận chuyển nhanh chóng.

Xử lý và đối soát hàng hoàn với tỷ lệ tuyệt đối

Chuyên gia Khánh Hoàng chia sẻ với quy trình xử lý đối soát hàng trên các kênh sẽ diễn ra như sau: Đơn hàng từ các kênh sau khi được hoàn về đến kho sẽ được kiểm tra, đối chiếu mã code, số lượng sản phẩm hoàn về chất lượng sản phẩm. Cuối cùng sẽ là nhập kho và cộng lại vào danh sách tồn kho.

Tuy nhiên, những nhà bán hàng không sử dụng Nobi Pos sẽ rất dễ gặp phải tình trạng khi số lượng hoàn về lớn, thao tác thủ công mất nhiều thời gian.

Vậy nên, Nobi Pos ra đời sẽ giúp các nhà bán hàng xử lý và đối soát hàng hoàn không sót một đơn nào thông qua ba bước. Bước một, khi hàng hoàn về sẽ được quét mã barcode. Tiếp theo, xử lý đơn hàng ngay trên giao diện phần mềm. Và cuối cùng là số lượng hàng hoàn thực tế sẽ được tự động cập nhật về đúng kho hàng.

Nâng cao tỷ lệ nhận đơn tự động

Khi nghe đến nâng cao tỷ lệ nhận đơn, chắc hẳn có rất nhiều nhà bán hàng, doanh nghiệp sẽ có cùng câu hỏi “Làm thế nào để nâng cao tỷ lệ nhận đơn?”. Để trả lời câu hỏi đó, Nobi Pro đã đưa ra tầm quan trọng trong việc sử dụng Nobi Pos để nâng cao tỷ lệ nhận đơn hàng.

Bước đầu tiên, Nobi Pos sẽ thông báo trạng thái đơn theo từng trường hợp. Theo đó, các đơn hàng sẽ được đồng bộ với hành trình vận đơn, tự động cập nhật hành trình và theo dõi trạng thái đơn hàng từ đơn vị vận chuyển nhanh chóng.

Đối với các đơn hàng bị trì hoãn (delay), Nobi Pos sẽ gửi tin nhắn thông báo đơn bị delay đến khách hàng, với mục đích nhận được sự thông cảm của khách hàng.

Đối với đơn hàng giao không thành công, Nobi Pos có tính năng cứu đơn. Đây là một tính năng rất đặc biệt, cho phép các doanh nghiệp, nhà bán hàng liên lạc với khách hàng hoặc với bưu tá.

Theo chuyên gia của Nobi Pro, khi áp dụng các phương pháp và phần mềm quản trị nêu trên, nhiều khách hàng đã tăng được 20% lợi nhuận so với trước đây.

Nobi Pro được các Shark đánh giá cao Xuất hiện trong Shark Tank tập 11, Nobi Pro đã nhận được sự đề nghị đầu tư từ cả 4 Shark. Và cuối cùng, đại diện của Nobi Pro là ông Chu Đức và Nguyễn Kim Cương đã chấp thuận thương vụ với sự tham gia của 2 Shark: Shark Bình đầu tư 400.000 USD cho 15%, Shark Phú đầu tư 100.000 USD là khoản chuyển đổi với discount 25% so với định giá vòng sau. Shark Bình đánh giá: “Rất ít những startup trên Shark Tank nói riêng và người Việt nói chung có tầm nhìn như vậy nên tôi rất thích thú và cho rất nhiều điểm cộng”. Còn Shark Phú tin tưởng: “Dựa trên những tiềm năng về đội ngũ và tôi nhìn thấy điểm sáng của các bạn. Hơn nữa mô hình kinh doanh, khả năng sinh lời và khả năng bảo toàn vốn đây là lý do tôi trả giá cao lên và đổi offer của mình.Tôi tin là Nobi sẽ thành công”. Sau một khoảng thời gian không ngừng cố gắng phát triển và sáng tạo, Nobi Pro đã xuất sắc được công nhận “Giải thưởng Sao Khuê 2021” trong lĩnh vực Các sản phẩm và giải pháp phần mềm mới do Bộ Thông tin và Truyền thông tổ chức.