Gỡ “nút thắt” vốn và ngoại ngữ khi bắt đầu xuất khẩu: Câu trả lời từ doanh nghiệp

Bài toán vốn và ngoại ngữ khi doanh nghiệp, hộ kinh doanh hoặc thương nhân mới tham gia hoạt động xuất khẩu, cần chuẩn bị gì?

Xuất khẩu đang mở ra cơ hội cho nhiều doanh nghiệp Việt Nam, trong đó có cả các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đơn vị thương mại và người mới khởi nghiệp. Tuy nhiên, câu hỏi thường gặp là: Muốn xuất khẩu cần bao nhiêu vốn và nếu bất ngờ nhận được đơn hàng lớn thì lấy tiền đâu để thực hiện?

Đây cũng là những vấn đề được đặt ra tại hội thảo trực tuyến “Bài toán vốn và ngoại ngữ trong xuất khẩu” do Công ty TNHH Xúc tiến Xuất khẩu VIETGO tổ chức ngày 9/9.

Ông Nguyễn Tuấn Việt, CEO Công ty TNHH Xúc tiến Xuất khẩu VIETGO, cho biết, vốn và ngoại ngữ thường được xem là hai rào cản lớn đối với người mới bước vào thị trường quốc tế.

Nhiều doanh nghiệp có sản phẩm, có năng lực sản xuất nhưng chưa biết cần chuẩn bị nguồn vốn như thế nào. Ngược lại, có doanh nghiệp ít vốn nhưng lại đứng trước cơ hội nhận đơn hàng lớn, từ đó phát sinh áp lực về nguyên liệu, sản xuất, logistics và dòng tiền.

Theo ông Nguyễn Tuấn Việt, điều quan trọng với người mới không phải chỉ là câu hỏi “có bao nhiêu vốn” hay “biết bao nhiêu ngoại ngữ”, mà là có kiến thức và phương pháp để tổ chức hoạt động xuất khẩu.

Ông cho rằng doanh nghiệp thương mại không nhất thiết phải sở hữu nhà máy; công nghệ có thể hỗ trợ giao tiếp với khách hàng bằng nhiều ngôn ngữ, còn bài toán vốn có thể được giải quyết thông qua phương thức thanh toán, hợp tác với nhà sản xuất và quản trị dòng tiền.

Tuy nhiên, với người mới, đây cũng là điểm cần đặc biệt lưu ý: “ít vốn” không đồng nghĩa với “không cần vốn”, còn “không giỏi ngoại ngữ” không đồng nghĩa với “không cần hiểu nội dung giao dịch”.

Kinh nghiệm của các doanh nghiệp tại hội thảo cho thấy, công cụ dịch, hình thức đặt cọc hay giao hàng từng phần chỉ là phương tiện. Nền tảng quyết định vẫn là kiến thức xuất nhập khẩu, khả năng kiểm soát chất lượng, lựa chọn đối tác, đàm phán hợp đồng và quản trị rủi ro dòng tiền.

Với doanh nghiệp nhỏ và người mới, cách an toàn hơn là bắt đầu từ những đơn hàng phù hợp năng lực, kiểm soát từng khâu và tích lũy uy tín trước khi mở rộng quy mô. Khi đó, bài toán vốn và ngoại ngữ sẽ không còn là những “cánh cửa đóng kín”, mà trở thành những vấn đề có thể từng bước tìm cách xử lý.

Từ thực tế này, ông Việt cho rằng doanh nghiệp cần thay đổi cách nhìn: Không nhất thiết phải có một khoản vốn rất lớn mới có thể bắt đầu xuất khẩu. Điều quan trọng là phải có kiến thức nghiệp vụ, biết tận dụng hệ sinh thái đối tác và xây dựng được phương án tài chính phù hợp.

“Thoát vốn” – bài toán quan trọng với doanh nghiệp nhỏ

Từ kinh nghiệm thực tế, các doanh nghiệp cho rằng việc tổ chức giao dịch hợp lý và quản trị dòng tiền hiệu quả có thể giúp giảm áp lực vốn khi thực hiện đơn hàng xuất khẩu.

Bà Huỳnh Thị Ngọc Hạnh, Giám đốc Công ty TNHH Miss Cara cho biết, trong những đơn hàng đầu tiên, doanh nghiệp phải đặc biệt chú ý đến phương thức thanh toán và thời điểm khách hàng chuyển tiền.

Với một đơn hàng thanh long xuất khẩu sang Mỹ trị giá khoảng 12.000 USD, thay vì chấp nhận phương án khách đặt cọc 30%, phần còn lại thanh toán khi hàng tới Mỹ, bà Hạnh đã thương lượng để khách thanh toán toàn bộ trước khi hàng chuyển vào kho chiếu xạ. Doanh nghiệp cung cấp hình ảnh, video và thông tin về hàng hóa để khách kiểm tra trước khi thanh toán.

Sau khi tạo được uy tín, cách làm này tiếp tục được áp dụng ở những đơn hàng sau. Với một số đơn hàng, khách đặt cọc 40 - 50%, thậm chí 70%, giúp doanh nghiệp có nguồn tiền mua hàng từ nhà cung cấp.

Đáng chú ý, với đơn hàng may mặc gần 3 tỷ đồng, bà Hạnh cho biết doanh nghiệp đã thương lượng để khách ứng trước 50% nhằm mua nguyên phụ liệu. Trong quá trình sản xuất, doanh nghiệp tiếp tục trao đổi với khách để được thanh toán sớm khi cần trả tiền cho nhà máy. Nhờ đó, đơn hàng được thực hiện mà không phải huy động một lượng vốn lớn từ doanh nghiệp.

Trong khi đó, ông Trần Bình Minh, CEO Công ty TNHH Bình Minh Café chia sẻ cách tiếp cận khác với những đơn hàng lớn.

Theo ông Minh, với đơn hàng nhỏ dưới 500 triệu đồng, doanh nghiệp có thể thương lượng mức thanh toán trước cao nếu xây dựng được niềm tin với khách hàng. Trong trường hợp khách không đồng ý thanh toán 100%, doanh nghiệp có thể đàm phán xuống các mức 80%, 70% hoặc 50% tùy từng giao dịch.

Đối với các đơn hàng lớn (từ 2-3 container), doanh nghiệp có thể thương lượng khách đặt cọc 30 - 40% và chia thành nhiều đợt giao hàng. Tiền thu được từ đợt giao trước được sử dụng để quay vòng cho đợt tiếp theo.

Cách này giúp doanh nghiệp giảm lượng vốn phải bỏ ra cùng một thời điểm, nhưng đồng thời đòi hỏi phải kiểm soát chặt chẽ tiến độ sản xuất, chất lượng hàng hóa và nghĩa vụ thanh toán.

Ông Hà Quang Vũ, CEO Công ty TNHH Xuất nhập khẩu Hà Quang cũng chia sẻ một số cách quản trị dòng tiền như bóc tách cấu trúc chi phí trong giá bán, đàm phán thời hạn thanh toán với nhà xưởng và forwarder, mời khách trực tiếp giám sát đóng hàng hoặc chia nhỏ tiến độ giao hàng.

Một hướng khác được ông Vũ đề cập là làm broker (môi giới xuất khẩu). Khi đó, doanh nghiệp tập trung vào khâu tìm kiếm và kết nối khách hàng, hưởng hoa hồng, trong khi nhà sản xuất đảm nhận phần sản xuất và vốn.

Đây có thể là lựa chọn đáng cân nhắc với những người mới chưa có nhà máy hoặc nguồn vốn lớn. Tuy nhiên, người làm thương mại vẫn phải kiểm soát chất lượng, nguồn gốc hàng hóa, tiến độ và các cam kết với khách hàng để tránh phát sinh tranh chấp.

Không giỏi tiếng Anh, doanh nghiệp làm xuất khẩu thế nào?

Bên cạnh vốn, ngoại ngữ là nỗi lo phổ biến của người mới. Tại hội thảo, nhiều doanh nghiệp cho biết họ không giỏi tiếng Anh nhưng vẫn giao dịch với khách hàng nước ngoài thông qua các ứng dụng nhắn tin và công cụ dịch.

Bà Huỳnh Thị Ngọc Hạnh, Giám đốc Công ty TNHH Miss Cara cho biết, trước đây chỉ có khả năng giao tiếp tiếng Anh cơ bản. Khi làm việc với khách nước ngoài, bà chủ yếu trao đổi qua WhatsApp, sử dụng Google Dịch; với những văn bản cần diễn đạt chuẩn hơn, bà sử dụng thêm các công cụ hỗ trợ ngôn ngữ.

Tương tự, ông Phạm Thanh Tùng, doanh nghiệp chuyên xuất khẩu than từ Lào và Việt Nam cho biết, khi cần đàm phán sâu về giá cả, thời gian sản xuất, hóa đơn, chứng từ, ông thường tạo nhóm trên WhatsApp, WeChat hoặc Zalo và mời người biết ngoại ngữ vào hỗ trợ phiên dịch.

Đồng quan điểm, ông Nguyễn Đình Điệp, Công ty Xuất nhập khẩu Thành Đô cũng cho biết bản thân gần như không biết tiếng Anh nhưng vẫn giao dịch với khách hàng bằng hình thức nhắn tin và sử dụng các công cụ dịch.

Theo ông Điệp, khách hàng nước ngoài quan tâm nhiều hơn đến chất lượng sản phẩm, cách phục vụ và cách doanh nghiệp làm việc, thay vì chỉ đánh giá qua khả năng sử dụng tiếng Anh.

Trong khi đó, ông Hà Quang Vũ, CEO Công ty TNHH Xuất nhập khẩu Hà Quang cho rằng doanh nghiệp không nên chỉ nghĩ đến tiếng Anh. Khi làm việc với khách hàng Nhật Bản, Tây Ban Nha, Thổ Nhĩ Kỳ hay các thị trường khác, việc sử dụng chính ngôn ngữ của khách hàng có thể tạo cảm giác gần gũi hơn.

Ông Vũ cũng lưu ý, khi sử dụng công cụ dịch, đặc biệt với những nội dung quan trọng, doanh nghiệp nên kiểm tra theo hai chiều: Dịch từ tiếng Việt sang ngôn ngữ của khách, sau đó dịch ngược lại để đối chiếu trước khi gửi. Khi cần đàm phán trực tiếp, doanh nghiệp có thể nhờ phiên dịch hỗ trợ.

Ở một khía cạnh khác, việc công nghệ giúp giảm rào cản ngôn ngữ không có nghĩa doanh nghiệp có thể bỏ qua việc kiểm tra thông tin.

Bởi trong một giao dịch xuất khẩu, những nội dung như giá cả, quy cách, số lượng, tiêu chuẩn chất lượng, thời hạn giao hàng, phương thức thanh toán, chứng từ và điều khoản hợp đồng đều có thể ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi và nghĩa vụ của các bên.

Ông Trần Bình Minh, CEO Công ty TNHH Bình Minh Café cho rằng, sử dụng công cụ dịch có thể giúp hai bên trao đổi trực tiếp, nhưng người bán cần dành thời gian kiểm tra kỹ nội dung. Theo ông, đôi khi khách hàng cũng sử dụng tiếng Anh không chuẩn, khiến hai bên có thể hiểu khác nhau.

Việc sử dụng công cụ dịch hoặc người phiên dịch không miễn trừ trách nhiệm của các bên đối với nội dung đã xác nhận. Với hợp đồng song ngữ hoặc đa ngữ, các bên cần quy định rõ bản ngôn ngữ được ưu tiên áp dụng nếu phát sinh cách hiểu khác nhau.

Những nội dung trên là kinh nghiệm được các doanh nghiệp chia sẻ từ một số giao dịch cụ thể, không phải công thức áp dụng cho mọi đơn hàng. Doanh nghiệp cần kiểm tra đối tác, lựa chọn phương thức thanh toán phù hợp và tuân thủ quy định về hợp đồng, ngoại hối, hải quan, thuế, quản lý ngoại thương cũng như điều kiện chuyên ngành đối với từng mặt hàng và thị trường xuất khẩu