Chi tiền tỷ cho AI nhưng hiệu quả bằng 0: Đây là nguyên nhân nhiều doanh nghiệp đang bỏ qua

AI đang được xem là "tấm vé" để doanh nghiệp tăng tốc trong kỷ nguyên số. Thế nhưng, không ít tổ chức sau khi đầu tư hàng tỷ đồng cho các công cụ AI vẫn loay hoay không tạo ra giá trị thực. Vấn đề không phải AI chưa đủ thông minh, mà là nhiều doanh nghiệp đang biến công nghệ thành mục tiêu, thay vì coi đó là giải pháp cho những bài toán kinh doanh.

Cái bẫy "ứng dụng AI vì sợ bị bỏ lại"

Sai lầm phổ biến nhất của nhiều doanh nghiệp hiện nay là bắt đầu từ công nghệ thay vì bài toán kinh doanh.

Khi đối thủ liên tục nhắc đến AI, các nền tảng công nghệ đồng loạt bổ sung tính năng AI, còn truyền thông khẳng định AI sẽ thay đổi mọi ngành nghề, nhiều doanh nghiệp cũng nhanh chóng lao vào cuộc đua với tâm lý "phải có AI".

Đó là lý do rất nhiều dự án mở đầu bằng câu hỏi: "Nên mua công cụ AI nào?", thay vì: "Doanh nghiệp đang gặp vấn đề gì và AI có thể giải quyết được điều gì?". Sự khác biệt tưởng như nhỏ này lại quyết định gần như toàn bộ khả năng thành công của một dự án AI.

Khi công nghệ trở thành mục tiêu, doanh nghiệp rất dễ đầu tư dàn trải nhưng không xác định rõ AI sẽ cải thiện chỉ số nào, tiết kiệm bao nhiêu thời gian hay mang lại bao nhiêu doanh thu. Kết quả là AI xuất hiện ở khắp nơi nhưng không tạo ra thay đổi đáng kể.

Có AI nhưng mỗi phòng ban dùng một kiểu

Một thực trạng phổ biến khác là AI được sử dụng theo cảm tính.

Phòng Marketing dùng AI để viết nội dung, phòng Kinh doanh dùng để soạn email, nhân sự dùng để tạo JD... Trong khi nhiều bộ phận khác gần như không sử dụng vì lo ngại rủi ro bảo mật hoặc không biết bắt đầu từ đâu.

Việc thiếu định hướng khiến mỗi cá nhân tự xây dựng quy trình riêng, không có tiêu chuẩn chung, không chia sẻ kinh nghiệm và cũng không thể nhân rộng những cách làm hiệu quả. Doanh nghiệp vì thế sở hữu rất nhiều tài khoản AI nhưng lại không tạo được năng lực AI ở cấp tổ chức.

Quan trọng hơn, khi ban lãnh đạo không xác định rõ AI cần tạo ra giá trị gì ngay từ đầu, việc đánh giá hiệu quả đầu tư (ROI) gần như trở nên bất khả thi. AI dần bị xem là một khoản chi phí phát sinh thay vì tài sản chiến lược.

Muốn AI tạo giá trị, chiến lược phải đi trước công nghệ

Những doanh nghiệp khai thác AI hiệu quả hiếm khi bắt đầu từ công cụ. Họ bắt đầu bằng việc tìm ra "điểm đau" trong vận hành.

Đó có thể là quy trình xử lý hồ sơ quá chậm, khối lượng báo cáo khổng lồ, chăm sóc khách hàng mất nhiều nhân lực hay nhân viên phải dành hàng giờ cho những công việc lặp đi lặp lại. Chỉ khi xác định rõ vấn đề, doanh nghiệp mới lựa chọn AI phù hợp để giải quyết.

Ban lãnh đạo cũng cần trả lời rõ những câu hỏi như:

• AI giúp giảm bao nhiêu thời gian xử lý?

• Có thể cắt giảm chi phí ở khâu nào?

• Chất lượng công việc sẽ được cải thiện ra sao?

• Trải nghiệm khách hàng thay đổi như thế nào?

Khi mục tiêu cụ thể, việc lựa chọn nền tảng AI và đo lường hiệu quả sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

Thiếu quy tắc sử dụng AI cũng là một rủi ro lớn

Một trong những vấn đề ít được chú ý là quản trị AI trong doanh nghiệp.

Hiện nay, nhiều nhân viên được khuyến khích sử dụng ChatGPT, Claude, Gemini hay Copilot nhưng lại không được hướng dẫn rõ:

• Dữ liệu nào được phép đưa vào AI?

• Thông tin nào phải giữ bí mật?

• Nội dung AI tạo ra cần được kiểm chứng như thế nào?

• Ai chịu trách nhiệm với kết quả cuối cùng?

Khoảng trống này khiến nhân viên rơi vào 2 thái cực: Hoặc quá phụ thuộc vào AI, sẵn sàng tải lên cả tài liệu nội; hoặc hoàn toàn né tránh vì sợ vi phạm quy định.

Một khung quản trị AI rõ ràng không nhằm hạn chế sáng tạo mà giúp nhân viên tự tin thử nghiệm trong phạm vi an toàn, đồng thời giảm thiểu rủi ro về bảo mật và pháp lý.

Giá trị lớn nhất của AI đến từ những cải tiến nhỏ được nhân rộng

Không phải mọi thành công với AI đều bắt đầu bằng dự án hàng triệu USD. Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp tạo ra giá trị nhờ những cải tiến rất nhỏ.

Ví dụ, AI được dùng để tóm tắt biên bản họp. Sau đó mở rộng sang tổng hợp phản hồi khách hàng, chuẩn hóa hợp đồng, xây dựng báo cáo, hỗ trợ phân tích dữ liệu hoặc soạn thảo tài liệu. Nếu những kinh nghiệm này chỉ nằm ở một vài cá nhân, giá trị của AI sẽ rất hạn chế.

Ngược lại, khi doanh nghiệp xây dựng thư viện prompt, kho kiến thức nội bộ, hướng dẫn sử dụng và thường xuyên chia sẻ các tình huống thành công giữa các phòng ban, AI sẽ dần trở thành năng lực chung của cả tổ chức.

Song song với đó, việc đo lường hiệu quả cũng cần được thực hiện liên tục. Ngoài chi phí mua bản quyền, AI còn tiêu tốn nguồn lực đào tạo, thời gian triển khai và thay đổi quy trình làm việc.

Doanh nghiệp nên theo dõi những chỉ số như thời gian tiết kiệm được, tỷ lệ giảm công việc lặp lại, chất lượng đầu ra hay mức độ hài lòng của khách hàng để xác định đâu là những ứng dụng thực sự đáng đầu tư.

Lợi thế cạnh tranh không nằm ở AI mà ở cách doanh nghiệp sử dụng AI

Trong vài năm tới, AI sẽ trở thành công cụ phổ biến như email hay phần mềm văn phòng. Khi đó, việc "có AI" sẽ không còn là lợi thế. Điều tạo nên khác biệt là khả năng tích hợp AI vào quy trình vận hành, xây dựng văn hóa làm việc dựa trên dữ liệu và liên tục cải tiến cách con người phối hợp với công nghệ.

Những doanh nghiệp dẫn đầu sẽ không phải là nơi mua nhiều công cụ AI nhất, mà là nơi biết xác định đúng bài toán, triển khai có chiến lược, quản trị an toàn và biến những thử nghiệm nhỏ thành năng lực vận hành bền vững.

Suy cho cùng, AI chưa bao giờ là đích đến. Giá trị thực chỉ xuất hiện khi công nghệ giúp doanh nghiệp ra quyết định nhanh hơn, vận hành hiệu quả hơn và tạo ra nhiều giá trị hơn cho khách hàng. Đó mới là lợi thế cạnh tranh bền vững trong kỷ nguyên AI.