Từ năm 2026, ký hợp đồng lao động không cần giấy: Người lao động được gì, mất gì?
Từ năm 2026, hợp đồng lao động điện tử sẽ chính thức được áp dụng trên phạm vi toàn quốc theo quy định mới của Chính phủ. Việc số hóa quan hệ lao động không chỉ giúp giảm thủ tục hành chính cho doanh nghiệp mà còn được kỳ vọng tăng tính minh bạch, bảo vệ quyền lợi người lao động trong bối cảnh chuyển đổi số ngày càng sâu rộng.
Hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý như văn bản giấy
Ngày 24/12/2025, Chính phủ ban hành Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định về hợp đồng lao động điện tử. Theo đó, hợp đồng lao động được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo pháp luật về lao động và giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.
Hợp đồng lao động điện tử phải được gửi cho cả người lao động và người sử dụng lao động thông qua phương tiện điện tử phù hợp theo thỏa thuận của hai bên. Nhà nước khuyến khích doanh nghiệp sử dụng hình thức này trong quản trị nhân sự và trong giải quyết các thủ tục hành chính liên quan đến lao động.
Quy định mới được đánh giá là phù hợp với thực tiễn, đặc biệt trong bối cảnh lao động linh hoạt, làm việc từ xa và giao dịch trực tuyến ngày càng phổ biến.
Tăng minh bạch, giảm rủi ro tranh chấp lao động
Theo Nghị định, việc giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử phải tuân thủ đầy đủ các quy định về lao động, giao dịch điện tử, an toàn thông tin mạng, lưu trữ dữ liệu và bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Hợp đồng điện tử được ký số, gắn dấu thời gian và định danh rõ ràng các bên tham gia, qua đó hạn chế tình trạng sửa đổi, làm giả hoặc phủ nhận nghĩa vụ, đây là nguyên nhân phổ biến dẫn đến tranh chấp lao động thời gian qua.
Đáng chú ý, trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm bên cuối cùng ký hợp đồng, nhà cung cấp dịch vụ phải gửi hợp đồng về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn mã định danh (ID). Đây được xem là cơ sở dữ liệu tập trung giúp cơ quan quản lý theo dõi tình hình sử dụng lao động, đồng thời bảo đảm quyền lợi cho người lao động khi xảy ra tranh chấp.
Doanh nghiệp và người lao động phải đáp ứng điều kiện gì?
Theo quy định, chủ thể tham gia giao kết hợp đồng lao động điện tử gồm người lao động, người sử dụng lao động và nhà cung cấp dịch vụ eContract đủ điều kiện.
Người lao động và người sử dụng lao động phải có giấy tờ định danh hợp pháp, chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định. Với lao động là người nước ngoài, giấy tờ cư trú hợp pháp vẫn là yêu cầu bắt buộc.
Trong khi đó, nhà cung cấp eContract phải đáp ứng hàng loạt điều kiện về bảo mật, lưu trữ, xác thực danh tính, kết nối dữ liệu và an toàn thông tin, đồng thời có giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy theo pháp luật giao dịch điện tử.
Việc siết chặt điều kiện kỹ thuật nhằm bảo đảm hợp đồng điện tử không chỉ tiện lợi mà còn an toàn, tránh lộ lọt dữ liệu cá nhân, vấn đề đang được xã hội đặc biệt quan tâm.
Theo Nghị định, hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực kể từ thời điểm bên cuối cùng ký số, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.
Nghị định có hiệu lực từ 1/1/2026. Chậm nhất đến 1/7/2026, nền tảng hợp đồng lao động điện tử phải được đưa vào vận hành chính thức. Từ thời điểm này, việc giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử sẽ được triển khai đồng bộ trên toàn quốc.
Các hợp đồng lao động bằng văn bản giấy cũng có thể được chuyển đổi sang hợp đồng điện tử và ngược lại, với điều kiện bảo đảm xác thực chủ thể, ký số hợp lệ và gắn mã định danh theo quy định.
Việc ban hành Nghị định về hợp đồng lao động điện tử được xem là một bước tiến quan trọng trong xây dựng thị trường lao động hiện đại, minh bạch và bền vững. Không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, giảm thủ tục, quy định này còn tạo cơ sở pháp lý rõ ràng để người lao động bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình trong môi trường số.
Trong bối cảnh chuyển đổi số quốc gia, hợp đồng lao động điện tử không đơn thuần là thay đổi hình thức ký kết, mà là sự thay đổi cách thức quản trị và thiết lập quan hệ lao động theo hướng chuyên nghiệp, công khai và có trách nhiệm hơn.
