Doanh nghiệp càng lớn, càng không nên để ‘mất bò mới lo làm chuồng’

Theo luật sư Ngô Trọng Nghĩa, Giám đốc Công ty Luật TNHH Biz One (Đoàn Luật sư TP Hà Nội), doanh nghiệp cần thay đổi cách nhìn: Pháp lý không phải công việc để “chữa cháy” mà phải trở thành một phần của quá trình ra quyết định và vận hành doanh nghiệp.

Tăng trưởng nhanh nhưng quản trị pháp lý vẫn đứng yên

PV: Thưa luật sư, trong thực tế tư vấn và xử lý tranh chấp, doanh nghiệp thường mắc những lỗi cơ bản nào?

Luật sư Ngô Trọng Nghĩa: Trước hết, một lỗi khá phổ biến là doanh nghiệp quá tập trung vào việc ký được hợp đồng mà chưa nhìn kỹ cách rủi ro được phân bổ. Nhiều doanh nghiệp chỉ quan tâm giá bao nhiêu, số lượng hàng thế nào, giao hàng khi nào?

Đến khi có sự cố mới phát hiện những điều khoản quan trọng chưa được tính kỹ: Nghiệm thu ra sao, giao hàng chậm ai chịu trách nhiệm, bất khả kháng xử lý thế nào, mức phạt và bồi thường ra sao, trường hợp nào được đơn phương chấm dứt hợp đồng, nếu tranh chấp xảy ra thì giải quyết ở đâu…?

Cùng với đó là thói quen áp dụng một mẫu hợp đồng cho mọi đối tác. Trong khi đó, hợp đồng với nhà cung cấp khác với hợp đồng với khách hàng; hợp đồng phân phối khác hợp đồng gia công; giao dịch trong nước cũng khác giao dịch xuyên biên giới. 

Khi doanh nghiệp còn nhỏ, người đứng đầu có thể trực tiếp kiểm soát phần lớn công việc. Nhưng khi doanh thu, nhân sự, chi nhánh, nhà cung cấp và khách hàng cùng tăng, cách quản lý cũ sẽ không còn phù hợp. Nếu thiếu cơ chế phân quyền và kiểm soát nội bộ, khoảng trống quản trị sẽ xuất hiện ngay lập tức.

Những câu hỏi cơ bản như: Ai được quyền ký hợp đồng? Ai được cam kết giá với khách hàng? Hợp đồng nào phải qua pháp lý? Ai kiểm tra giấy phép và điều kiện kinh doanh? Khi khách hàng khiếu nại, bộ phận nào chịu trách nhiệm?

Nếu không được quy định rõ, những khoảng trống này có thể dẫn đến việc nhân viên hoặc người quản lý cam kết vượt thẩm quyền, ký điều khoản bất lợi hoặc thực hiện giao dịch khi chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu pháp lý.

Doanh thu tăng thì năng lực quản trị cũng cần được nâng lên tương ứng; nếu không, chính tốc độ tăng trưởng có thể làm gia tăng rủi ro cho doanh nghiệp.

PV: Nhận thức pháp lý của doanh nghiệp hiện nay còn tồn tại những hạn chế nào, thưa luật sư? Có quan điểm cho rằng doanh nghiệp nhỏ chỉ cần kế toán và một người phụ trách pháp lý là đủ, góc nhìn của luật sư ra sao?

Luật sư Ngô Trọng Nghĩa: Mặc dù nhận thức đã cải thiện, thực tế vẫn còn không ít doanh nghiệp coi pháp lý là công cụ “chữa cháy”. Có tranh chấp mới tìm luật sư; cơ quan quản lý yêu cầu giải trình mới rà soát hồ sơ; ký hợp đồng xong, phát hiện vấn đề mới quay lại xem điều khoản.

Cách làm này có thể chưa bộc lộ rủi ro lớn khi quy mô doanh nghiệp nhỏ, giao dịch ít và mọi việc do người đứng đầu trực tiếp quyết định. Nhưng khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, tư duy bị động này sẽ khiến doanh nghiệp phải trả giá rất đắt. 

Doanh nghiệp có thể có thị trường và doanh thu tốt, nhưng nếu hợp đồng lỏng lẻo, hồ sơ thiếu sót hay quy trình nội bộ chưa chặt chẽ, chi phí xử lý sự cố khi phát sinh có thể làm giảm đáng kể hiệu quả kinh doanh. 

Bên cạnh đó, không ít chủ doanh nghiệp cũng cho rằng chỉ cần kế toán và một người phụ trách hồ sơ, theo dõi pháp luật là đủ. Theo tôi, đây là cách hiểu chưa đầy đủ. 

Kế toán đóng vai trò rất quan trọng nhưng pháp lý của doanh nghiệp rộng lớn hơn nhiều. 

Người đứng đầu là người đưa ra các quyết định chiến lược như mở ngành nghề mới, ký hợp đồng lớn, đầu tư dự án, huy động vốn, thay đổi mô hình kinh doanh hay mở rộng thị trường. Khi đưa ra những quyết định này, họ cần nhận diện được những rủi ro pháp lý cốt lõi để có thể trao đổi đúng vấn đề với các bộ phận chuyên môn.

Không ai yêu cầu chủ doanh nghiệp phải trở thành luật sư. Nhưng chủ doanh nghiệp cần biết đặt đúng câu hỏi cho luật sư, kế toán, nhân sự và các chuyên gia. Đó là một phần năng lực quản trị cần có.

PV: Với hoạt động bán hàng, quảng cáo trên nền tảng số (Facebook, TikTok, sàn thương mại điện tử...), rủi ro pháp lý phát sinh từ đâu?

Luật sư Ngô Trọng Nghĩa: Môi trường số khiến mọi thứ diễn ra rất nhanh. Nhân viên kinh doanh hay truyền thông có thể đăng quảng cáo và đưa ra cam kết với khách hàng chỉ trong vài phút. 

Nhưng khi tranh chấp xảy ra, doanh nghiệp phải giải thích cơ sở pháp lý của các cam kết đó. Nếu không kiểm soát chặt chẽ, việc nhân viên tự ý cam kết vượt quá chính sách thực tế hoặc cung cấp thông tin chưa được kiểm chứng có thể mang lại hậu quả lớn.

Ngoài ra, dữ liệu khách hàng cũng là bài toán cần đặc biệt quan tâm. Hoạt động trên môi trường số đòi hỏi thu thập nhiều dữ liệu phục vụ bán hàng và chăm sóc khách hàng.

Do đó, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình phù hợp về thu thập, sử dụng, lưu trữ, phân quyền truy cập và bảo vệ dữ liệu cá nhân theo quy định pháp luật.

Pháp lý phải đi cùng quyết định kinh doanh

PV: Vậy doanh nghiệp cần thay đổi cách tiếp cận pháp lý như thế nào để thích ứng với giai đoạn mới?

Luật sư Ngô Trọng Nghĩa: Theo tôi, doanh nghiệp phải chuyển đổi mạnh mẽ từ tư duy “xử lý rủi ro pháp lý” sang “quản trị rủi ro pháp lý”. Pháp lý phải được đưa vào ngay từ thời điểm bắt đầu tính chuyện kinh doanh. 

Khi định mở ngành nghề mới, đưa sản phẩm ra thị trường, ký hợp đồng lớn, hợp tác với đối tác nước ngoài, huy động vốn, thực hiện mua bán và sáp nhập (M&A) hay mở rộng hệ thống phân phối…, câu hỏi về pháp lý phải được đặt ra ngay từ đầu, thay vì đợi mọi việc đã rồi mới hỏi xem mình làm đúng hay sai. 

Một hợp đồng tốt không chỉ để đến khi tranh chấp doanh nghiệp có căn cứ bảo vệ quyền lợi. Quan trọng hơn, hợp đồng tốt phải giúp giảm khả năng tranh chấp ngay từ đầu.

Tương tự, doanh nghiệp không thể chỉ có quy định trên giấy. Biết hợp đồng cần kiểm soát nhưng không xây dựng quy trình kiểm tra thì vẫn sai sót. 

Biết phải bảo vệ dữ liệu khách hàng nhưng không phân quyền truy cập thì vẫn có nguy cơ xảy ra sự cố. Biết quảng cáo phải tuân thủ pháp luật nhưng không có người kiểm duyệt nội dung trước khi đăng thì vẫn phát sinh vi phạm.

Điểm yếu của doanh nghiệp không hẳn nằm ở việc thiếu thông tin pháp luật, mà còn ở việc chưa chuyển hóa thông tin đó thành quy trình và hành động cụ thể trong vận hành.

PV: Để phòng ngừa rủi ro pháp lý hiệu quả, doanh nghiệp cần cập nhật và hành động như thế nào, thưa luật sư?

Luật sư Ngô Trọng Nghĩa: Mỗi ngành nghề có đặc thù riêng, nhưng doanh nghiệp cần chủ động cập nhật và kiểm soát 5 nhóm vấn đề trọng yếu sau:

Trước hết là ngành nghề và điều kiện kinh doanh: Rà soát kỹ các yêu cầu về giấy phép, chứng nhận hoặc điều kiện chuyên ngành bắt buộc.

Tiếp theo là thuế, hóa đơn, chứng từ và kế toán: Người đứng đầu cần nắm vững các nghĩa vụ cốt lõi của doanh nghiệp, không phó mặc hoàn toàn cho bộ phận kế toán.

Cùng đó, lao động và giao dịch thương mại: Chuẩn hóa quy trình hợp đồng, bảo hiểm và chính sách lao động – những điểm tiếp xúc pháp lý diễn ra hàng ngày.

Hoạt động trên môi trường số: Đặc biệt lưu tâm đến quy định về quảng cáo, thương mại điện tử, bảo vệ người tiêu dùng, an toàn dữ liệu cá nhân và sở hữu trí tuệ.

Đưa pháp luật vào quy trình nội bộ: Cập nhật luật không phải là đọc xong để đó, mà phải trả lời được các câu hỏi: Quy định mới ảnh hưởng gì đến doanh nghiệp? Quy trình nào phải thay đổi? Ai là người thực hiện và kiểm tra? 

Vì vậy, pháp lý không nên đứng ngoài hoạt động kinh doanh và chỉ xuất hiện khi có tranh chấp. Khi doanh nghiệp bước vào một giai đoạn tăng trưởng mới, pháp lý cần được đưa vào ngay trong cách doanh nghiệp ra quyết định, ký kết và vận hành.

PV: Trân trọng cảm ơn luật sư đã chia sẻ!