Những kỹ năng trả lời câu hỏi trong giao tiếp giúp bạn trở thành người thông minh và khéo léo

Những kỹ năng lời câu hỏi trong giao tiếp sau sẽ giúp bạn trở nên chuyên nghiệp và khéo léo hơn:

Chân thành lắng nghe toàn bộ câu hỏi

Lắng nghe là cách tốt nhất để bạn trả lời đúng trọng tâm câu hỏi và hiểu được nhu cầu, mong muốn của người hỏi. Lắng nghe cũng giúp bạn tìm ra câu hỏi chính xác nhất. Nếu không lắng nghe, bạn sẽ khó có thể đưa ra câu trả lời kịp thời, chưa nói đến sự chính xác. Hơn nữa, lắng nghe cũng giúp bạn bình tĩnh hơn để tìm câu trả lời sáng suốt nhất. Hãy nhìn vào người đặt câu hỏi, giao tiếp bằng mắt để cho thấy bạn đang lắng nghe và cố gắng hiểu những gì họ đang nói.

Tập trung vào các từ khóa

Trong khi nghe câu hỏi, bạn cần tập trung vào các từ khóa quan trọng. Giả sử bạn đang đối mặt với ý kiến: Chưa có đủ bằng chứng cho thấy những lợi ích mà bạn vừa đề cập. Từ khóa ở đây là “bằng chứng”. Nếu không lắng nghe cẩn thận, bạn có thể dễ dàng đi lạc hướng và bắt đầu lặp lại những “lợi ích”.

Tập trung vào từ khóa sẽ nhắc bạn nói về các nghiên cứu, lời chứng thực và bất kỳ bằng chứng nào khác hỗ trợ quan điểm của bạn. Nó cho người nghe thấy rằng bạn đã hiểu được mối quan tâm của họ và đang giải quyết vấn đề đó một cách trực tiếp mà không cần vòng vo, lảng tránh.

Không nóng vội

Với bất kỳ câu hỏi dễ hay khó, đã có đáp án chính xác hay chưa, bạn cũng không nên vội vàng đưa ra câu trả lời ngay lập tức. Một câu trả lời sai khiến bạn trở nên hấp tấp và nông cạn, còn nếu bạn trả lời đúng có thể đối phương đánh giá bạn tự kiêu, đặc biệt khi đó là câu trả lời có ý kiến trái chiều với đối phương sẽ khiến hai bên đối đầu trực tiếp, buổi giao tiếp rơi vào căng thẳng và bế tắc.

Vì thế, đừng quá vội vàng đưa ra câu trả lời. Hãy luôn dành khoảng thời gian cho phép và đưa ra câu trả lời giúp bạn có thể “tiến” hoặc “lùi”. Nắm bắt ý đồ của đối phương trước khi đưa ra câu trả lời là cách để bạn giảm bớt cơ hội gây sức ép của đối phương và kiểm soát được tình hình.

Trả lời những gì được hỏi

Bạn nên đưa ra câu trả lời tập trung vào nhu cầu của người nghe. Quá nhiều thông tin sẽ gây nhầm lẫn và nhàm chán, đặc biệt là trong một cuộc phỏng vấn tuyển dụng. Nếu người nghe muốn biết nhiều hơn, họ sẽ hỏi thêm. Câu hỏi đào sâu của họ sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn và phản hồi lại những gì quan trọng đối với họ.

Thái độ chân thành và cầu thị

Thái độ trả lời câu hỏi tạo nên hiệu quả trong giao tiếp thường ngày và cả trong các buổi phỏng vấn để thuyết phục các nhà tuyển dụng. Không phải câu hỏi nào dành cho bạn cũng có tính tích cực. Tùy từng trường hợp, bạn có thể trả lời theo cách khác nhau. Một câu trả lời nghiêm túc cho thấy sự quan trọng của buổi giao tiếp. Một câu trả lời hài hước sẽ giúp buổi giao tiếp thân thiện, gần gũi hơn.

Dù là theo cách nào, thái độ chân thành và cầu thị sẽ mang tới hiệu quả tích cực khiến đối phương có thiện cảm hơn với bạn. Nó cũng giúp bạn hạn chế và dập tắt sự tiêu cực trong buổi giao tiếp nếu có.

Đặt lại câu hỏi khi cần thiết

Đặt lại câu hỏi là cách để bạn giữ nhịp, giảm sự căng thẳng cho buổi giao tiếp khi bị đối phương liên tục đưa ra câu hỏi dồn ép. Có lúc bạn sẽ nhận được câu hỏi mà bạn khó tiết lộ câu trả lời. Sẽ rất hữu ích nếu bạn hiểu được quan điểm và động cơ của người hỏi trước khi bắt đầu cuộc trao đổi có khả năng dẫn đến bất hòa với các câu hỏi như “Tại sao điều đó lại quan trọng?”, “Vì sao bạn cảm thấy như thế?” hay “Tại sao bạn muốn biết câu trả lời này?”...

Ngoài ra, trong trường hợp bạn đưa ra câu trả lời thiếu chính xác thì hãy khéo léo yêu cầu đối phương nhắc lại câu hỏi. Đây là cách để bạn có thêm thời gian, xác định lại câu hỏi, sắp xếp câu từ, sàng lọc và đưa ra đáp án chính xác. Khi cảm thấy câu hỏi chưa rõ thì việc lặp lại câu hỏi là cách để cả người hỏi và người trả lời xác nhận lại nội dung một cách rõ ràng.

Từ chối câu hỏi không thích hợp

Hãy nhớ rằng, bạn không nhất thiết phải trả lời tất cả mọi câu hỏi mà đối phương đưa ra. Bạn hoàn toàn có thể từ chối những câu hỏi mang tính tiêu cực, tính riêng tư hay nội dung không phù hợp với buổi giao tiếp… Tuy nhiên, đừng phản ứng gay gắt mà hãy lịch sự, dành ra một khoảng lặng và khéo léo từ chối.

Thay vì tập trung cố gắng tìm một nội dung hoàn hảo thì bạn hãy rèn luyện những kỹ năng trả lời câu hỏi trong giao tiếp. Chúng sẽ giúp bạn trở nên thông minh, sắc sảo và thuyết phục trong các buổi trò chuyện.