Từ 1/7/2025, công chứng phải chụp ảnh cùng công chứng viên: Người dân cần lưu ý điều gì?

Từ ngày 1/7/2025, một thay đổi lớn trong thủ tục công chứng sẽ chính thức có hiệu lực, tác động đến tất cả những ai có nhu cầu xác thực văn bản, hợp đồng, giao dịch… Cụ thể, theo Luật Công chứng 2024, người yêu cầu công chứng sẽ phải chụp ảnh cùng công chứng viên tại thời điểm ký văn bản. Đây là một bước đi quan trọng nhằm tăng tính minh bạch, chính xác và phòng ngừa các hành vi gian lận trong hoạt động công chứng.

Chụp ảnh khi ký công chứng: Từ quy định thành bắt buộc

Theo khoản 1 Điều 50 của Luật Công chứng 2024, người yêu cầu công chứng, người làm chứng và người phiên dịch bắt buộc phải ký trực tiếp vào từng trang của văn bản công chứng trước sự chứng kiến của công chứng viên. Riêng những trường hợp đặc biệt như người không thể ký hoặc điểm chỉ được, hoặc ký văn bản công chứng điện tử, sẽ tuân theo quy định riêng.

Điểm mới quan trọng là quá trình ký kết này phải được chụp ảnh lại và lưu trữ như một phần của hồ sơ công chứng. Ảnh chụp không chỉ thể hiện việc ký mà còn phải ghi nhận rõ sự hiện diện của công chứng viên trong thời điểm chứng thực.

Theo Điều 46 Nghị định 104/2025/NĐ-CP, ảnh chụp trong quá trình công chứng cần đáp ứng các yêu cầu sau:

• Phải nhận diện rõ người ký và công chứng viên tham gia vào việc công chứng văn bản.

• Ảnh phải sắc nét, rõ ràng, không được chỉnh sửa, thêm hoặc bớt chi tiết hay bối cảnh. Không sử dụng ảnh đã qua xử lý kỹ thuật số.

• Ảnh có thể in màu hoặc đen trắng trên giấy A4. Nếu dùng giấy in ảnh chuyên dụng, kích thước tối thiểu phải đạt 13cm x 18cm.

Trong trường hợp người yêu cầu công chứng không ký mà điểm chỉ, công chứng viên chứng kiến quá trình đó cũng phải chụp ảnh theo quy định trên. Nếu có thêm người làm chứng hoặc phiên dịch tham gia ký hoặc điểm chỉ, họ cũng sẽ được chụp ảnh cùng công chứng viên.

Trong thực tế, có nhiều trường hợp văn bản công chứng được ký bởi nhiều người. Nếu tất cả cùng ký tại một địa điểm, một thời điểm, có thể lựa chọn chụp ảnh từng người riêng lẻ hoặc chụp ảnh nhóm – miễn là bảo đảm rõ ràng và đủ điều kiện theo quy định.

Nếu các bên ký tại nhiều địa điểm hoặc thời điểm khác nhau, thì mỗi người sẽ được chụp ảnh riêng tại nơi họ thực hiện việc ký, và ảnh vẫn phải có sự chứng kiến của công chứng viên tại thời điểm ký.

Lưu trữ ảnh chụp: Bảo mật và đúng quy định

Ảnh chụp sẽ trở thành một phần không thể thiếu của hồ sơ công chứng, được lưu trữ và sử dụng theo đúng quy định của pháp luật về lưu trữ hồ sơ công chứng. Điều này nhằm mục tiêu kiểm chứng lại quá trình công chứng khi có phát sinh tranh chấp hoặc khi cần truy cứu trách nhiệm pháp lý.

Ngoài ra, trong một số trường hợp, nếu người yêu cầu công chứng và công chứng viên cảm thấy cần thiết, họ có thể quay video toàn bộ quá trình ký kết. Tư liệu hình ảnh (ảnh và video) đều sẽ được bảo mật và chỉ dùng với mục đích lưu trữ, tra cứu hợp pháp.

Đáng chú ý, quy định về chụp ảnh cũng áp dụng với hình thức công chứng điện tử, bảo đảm tính xác thực trong môi trường số.

Việc yêu cầu chụp ảnh khi công chứng không chỉ là bước thay đổi về mặt thủ tục mà còn phản ánh xu hướng tăng cường tính xác thực và minh bạch trong hoạt động pháp lý. Người dân nên chủ động nắm bắt quy định này để tránh lúng túng khi thực hiện giao dịch, đặc biệt từ ngày 1/7/2025.