Từ 1/1/2026, hộ kinh doanh phải kê khai thuế bắt buộc: Khuyến nghị từ chuyên gia để tránh rủi ro pháp lý

Từ 1/1/2026, thuế khoán sẽ bị xóa bỏ, thay bằng kê khai thuế theo doanh thu thực tế. Thay đổi này minh bạch hơn nhưng cũng khiến nhiều hộ kinh doanh lo lắng vì chưa quen quản lý sổ sách, hóa đơn và chứng từ như doanh nghiệp.

Để giúp các hộ kinh doanh chuẩn bị tốt hơn trước thời điểm chuyển đổi, Tiếp Thị & Gia Đình đã có cuộc trao đổi với bà Đặng Hồng Minh - chuyên gia tư vấn thuế của Liên Việt Tax, người đồng hành cùng rất nhiều hộ kinh doanh trong quá trình chuyển đổi từ thuế khoán sang thuế kê khai.

- Thưa bà, nhiều hộ kinh doanh cho biết họ đang rất bối rối khi phải theo dõi doanh thu hằng ngày và quản lý hóa đơn từ năm 2026. Điều này ảnh hưởng như thế nào đến hoạt động hàng ngày của họ?

Từ 1/1/2026, khi thuế khoán bị xóa bỏ, tất cả hộ kinh doanh sẽ phải kê khai thuế theo doanh thu thực tế. Điều này đồng nghĩa với việc họ phải ghi chép doanh thu hằng ngày, lập hóa đơn điện tử, lưu trữ chứng từ, hợp đồng và kê khai thuế định kỳ.

Hộ kinh doanh nhỏ, quen vận hành theo thói quen, đặc biệt là các quán ăn, bán lẻ hay dịch vụ online, sẽ gặp áp lực lớn vì chưa quen quản lý sổ sách bài bản. Ngoài ra, giao dịch qua tài khoản cá nhân, chuyển khoản hay online đều được cơ quan thuế giám sát, nên rủi ro bị truy thu, cộng phạt là rất thực tế.

- Hộ kinh doanh chưa quen với việc xuất hóa đơn điện tử, vậy làm thế nào để họ chọn đúng loại hóa đơn mà vẫn dễ quản lý và tuân thủ pháp luật?

Nhiều hộ kinh doanh vẫn còn bỡ ngỡ với việc xuất hóa đơn điện tử, đặc biệt khi chưa quen với các loại hóa đơn khác nhau. Trước hết, việc lựa chọn loại hóa đơn cần dựa trên mức doanh thu hàng năm của hộ.

Với doanh thu dưới 200 triệu đồng, hộ kinh doanh chưa bắt buộc phải xuất hóa đơn, nhưng nếu khách yêu cầu, nên đăng ký để đảm bảo minh bạch;

Doanh thu từ 200 triệu đến 3 tỷ đồng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có mã, hoặc với các mô hình bán lẻ, F&B, có thể dùng hóa đơn từ máy tính tiền để xuất nhanh; Doanh thu trên 3 tỷ đồng phải sử dụng hóa đơn điện tử đầy đủ theo quy định.

Ngoài doanh thu, hộ kinh doanh cần cân nhắc tần suất xuất hóa đơn, loại khách hàng và mức độ minh bạch. Máy tính tiền phù hợp với khách lẻ và số lượng hóa đơn nhiều, còn hóa đơn điện tử có mã là lựa chọn tối ưu khi giao dịch với doanh nghiệp hoặc cần đảm bảo an toàn pháp lý.

Điều quan trọng là doanh thu trên hóa đơn phải khớp với sổ sách, kho hàng và tài khoản ngân hàng, đồng thời được lưu trữ tối thiểu 10 năm theo Luật Quản lý thuế, giúp hộ kinh doanh tuân thủ pháp luật và thuận lợi khi kiểm tra.

- Với những hộ thường mua hàng ở chợ hay từ các nguồn nhỏ lẻ, không có hóa đơn VAT, họ nên làm gì để chi phí được tính hợp lý khi quyết toán thuế?

Với những hộ kinh doanh thường mua hàng ở chợ hoặc từ các nguồn nhỏ lẻ, không có hóa đơn VAT, vẫn có thể ghi nhận chi phí hợp lý khi quyết toán thuế nếu tuân thủ đúng quy trình.

Hộ kinh doanh cần lập bảng kê hàng hóa/dịch vụ, ghi rõ thông tin người bán, loại hàng, số lượng, đơn giá và ngày mua, đồng thời có chứng từ thanh toán hợp lệ như tiền mặt, chuyển khoản, ví điện tử hoặc ảnh/video giao dịch.

Hàng hóa mua vào phải phục vụ trực tiếp cho kinh doanh, được theo dõi qua sổ nhập - xuất kho, bảng định mức tiêu hao hoặc biên bản kiểm kê, và giá mua phải hợp lý theo thị trường. 

Với các ngành F&B, tạp hóa, spa…, nên mua hàng ở cùng khu vực, lưu số điện thoại người bán, chụp ảnh quầy hàng và ký biên bản giao nhận nếu mua lô lớn. Ngược lại, bảng kê khống, giá mua bất thường, không có chứng từ hoặc hàng không phục vụ kinh doanh sẽ không được tính vào chi phí hợp lệ.

Thực hiện đầy đủ các bước này giúp hộ kinh doanh vừa tuân thủ thuế, vừa quản lý chi phí minh bạch và hiệu quả.

- Cuối cùng, các hộ kinh doanh cần làm gì để tránh rủi ro pháp lý và duy trì hoạt động ổn định ngay từ bây giờ?

Để hoạt động kinh doanh ổn định và tuân thủ pháp luật, các hộ kinh doanh cần lập sổ sách đầy đủ, ghi chép chi tiết doanh thu, chi phí và tồn kho, đồng thời chuẩn hóa và sử dụng hóa đơn điện tử để các giao dịch có chứng từ hợp lệ, giảm rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra.

Các hộ cũng nên minh bạch tài khoản ngân hàng, tách riêng tài khoản kinh doanh với cá nhân, và ghi nhận chi phí đúng quy định, đặc biệt với hàng mua từ chợ. Việc kiểm soát tồn kho, định mức tiêu hao và giá bán giúp vận hành hiệu quả, hạn chế thất thoát và tối ưu lợi nhuận.

Cuối cùng, việc cập nhật ngành nghề, giấy phép và kiến thức thuế thông qua các khóa học cơ bản sẽ đảm bảo hoạt động hợp pháp, giảm rủi ro pháp lý và thuận lợi khi mở rộng kinh doanh hoặc chuyển đổi thành doanh nghiệp.

- Cảm ơn chuyên gia Đặng Hồng Minh vì những chia sẻ!