Từ ‘đóng thuế đúng’ đến quản trị thuế: Doanh nghiệp cần thay đổi gì?

Doanh nghiệp cần kiểm soát từ giao dịch 

- Theo bà, doanh nghiệp cần thay đổi như thế nào trong cách tiếp cận nghĩa vụ thuế hiện nay?

Chuyên gia Đặng Thị Hồng Minh: “Kê khai đúng, nộp đủ và đúng hạn” vẫn là yêu cầu bắt buộc. Tuy nhiên, nếu chỉ tập trung vào khâu kê khai và quyết toán cuối kỳ thì chưa đủ để kiểm soát rủi ro thuế.

Tôi cho rằng doanh nghiệp cần chuyển từ tư duy “đóng thuế đúng” sang “quản trị thuế”. Có thể hiểu đơn giản, đóng thuế đúng là kết quả, còn quản trị thuế là kiểm soát cả quá trình để tạo ra kết quả đúng đó.

Quản trị thuế không chỉ là công việc của bộ phận kế toán mà liên quan đến toàn bộ chuỗi giao dịch của doanh nghiệp, từ hợp đồng, hóa đơn, chứng từ, thanh toán đến hạch toán và kê khai thuế.

Điều này càng quan trọng khi cơ quan quản lý thuế ngày càng có nhiều dữ liệu điện tử để phân tích, đối chiếu và quản lý rủi ro. Doanh nghiệp không chỉ cần có hóa đơn mà còn phải có khả năng chứng minh giao dịch là có thật, phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh và có đầy đủ hồ sơ, chứng từ đi kèm.

- Những thay đổi này tác động như thế nào đến hoạt động quản trị doanh nghiệp?

Theo tôi, có ít nhất ba thay đổi đáng chú ý.

Thứ nhất, dữ liệu phải thống nhất và có khả năng giải trình. Hóa đơn điện tử, tờ khai thuế, chứng từ thanh toán, dữ liệu giao dịch và số liệu kế toán có thể được đối chiếu. Vì vậy, doanh nghiệp cần kiểm soát tính nhất quán của dữ liệu ngay từ đầu.

Thứ hai, doanh nghiệp cần chuyển từ xử lý thuế vào cuối kỳ sang kiểm soát ngay tại thời điểm phát sinh giao dịch. Trước khi ký một hợp đồng dịch vụ, chẳng hạn, cần xem xét giá trị hợp đồng, thuế suất, điều kiện xuất hóa đơn, hồ sơ nghiệm thu, phương thức thanh toán và khả năng đáp ứng điều kiện về chi phí.

Thứ ba, phạm vi rủi ro thuế ngày càng rộng. Ngoài hóa đơn điện tử, thuế giá trị gia tăng đầu vào, chi phí được trừ hay hoàn thuế, doanh nghiệp còn phải lưu ý đến giao dịch liên kết, thương mại điện tử, giao dịch xuyên biên giới và các mô hình kinh doanh mới.

- Vậy doanh nghiệp nên tổ chức quản trị thuế như thế nào để hạn chế rủi ro? 

Tôi cho rằng có thể bắt đầu bằng bốn câu hỏi: Doanh nghiệp phát sinh nghĩa vụ thuế nào? Rủi ro thuế nằm ở đâu? Dữ liệu, hồ sơ đã đủ để chứng minh giao dịch chưa? Và ai là người chịu trách nhiệm?

Điều quan trọng là trách nhiệm không nên dồn hết cho kế toán. Bộ phận kinh doanh chịu trách nhiệm về điều kiện thương mại và dữ liệu giao dịch; mua hàng chịu trách nhiệm về nhà cung cấp và hồ sơ mua vào; nhân sự chịu trách nhiệm về dữ liệu tiền lương và các khoản chi trả cho cá nhân; bộ phận chuyên môn xác nhận việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ thực tế; kế toán và thuế thực hiện kiểm tra, lưu trữ, kê khai và cảnh báo.

Doanh nghiệp nên quản lý theo toàn bộ giao dịch thay vì quản lý từng chứng từ riêng lẻ. Một giao dịch cần được theo dõi xuyên suốt từ hợp đồng hoặc đơn hàng, giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ, nghiệm thu, xuất hóa đơn, thanh toán, hạch toán đến kê khai thuế.

Có thể cô đọng nguyên tắc này thành: “Một giao dịch – Một dòng dữ liệu – Một bộ hồ sơ – Một trách nhiệm rõ ràng”.

- Rủi ro thuế thường phát sinh ở những thời điểm nào?

Rủi ro thường bắt đầu từ chính giao dịch kinh doanh, chứ không phải từ tờ khai thuế.

Trước giao dịch, doanh nghiệp cần xem xét đối tác, hợp đồng, giá, phương thức thanh toán, chính sách khuyến mại, đối tượng giao dịch là cá nhân hay doanh nghiệp, giao dịch trong nước hay xuyên biên giới.

Trong quá trình thực hiện, cần kiểm soát việc giao nhận, nghiệm thu, xuất hóa đơn, thanh toán, ghi nhận doanh thu, chi phí và hoàn thiện hồ sơ.

Sau giao dịch, cần đối chiếu số liệu kế toán với dữ liệu thuế để phát hiện chênh lệch.

Không phải mọi giao dịch đều cần mức độ kiểm soát như nhau. Doanh nghiệp nên tập trung vào các giao dịch có giá trị lớn hoặc bất thường, giao dịch liên kết, giao dịch xuyên biên giới, hoàn thuế, các khoản chi dịch vụ lớn hoặc những mô hình kinh doanh mới.

Quan trọng hơn, khi phát hiện sai sót, doanh nghiệp không nên chỉ sửa lỗi của một giao dịch mà cần xác định nguyên nhân, đánh giá liệu sai sót tương tự có thể xuất hiện ở các giao dịch khác hay không và có cần điều chỉnh quy trình hay không. Đây là sự khác biệt giữa “sửa sai” và “quản trị rủi ro”.

Đưa quản trị thuế vào quyết định kinh doanh

- Có ý kiến cho rằng thuế thường chỉ được xem xét sau khi doanh nghiệp đã đưa ra quyết định kinh doanh. Bà nhìn nhận vấn đề này thế nào? 

Thuế nên được xem xét ngay từ trước khi doanh nghiệp đưa ra những quyết định kinh doanh quan trọng, bởi nghĩa vụ thuế có thể tác động trực tiếp đến hiệu quả đầu tư, giá bán, biên lợi nhuận, dòng tiền, cấu trúc hợp đồng và mô hình kinh doanh.

Trước một giao dịch hoặc quyết định lớn, doanh nghiệp nên đặt ra ít nhất bốn câu hỏi: Nghĩa vụ thuế nào phát sinh? Thuế ảnh hưởng thế nào đến hiệu quả kinh tế và dòng tiền? Cấu trúc giao dịch, hợp đồng đã phù hợp chưa? Và doanh nghiệp sẽ dựa vào những hồ sơ nào để chứng minh bản chất và tính hợp lệ của giao dịch?

Đặc biệt với hợp đồng có giá trị lớn, giao dịch với nhà cung cấp nước ngoài, giao dịch liên kết, mô hình kinh doanh mới hoặc chính sách giá mới, đánh giá tác động thuế trước khi quyết định sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn.

Điều này không có nghĩa là tìm cách né thuế hay giảm thuế bằng mọi giá, mà là lựa chọn phương án hợp pháp, hiệu quả và có mức độ rủi ro có thể kiểm soát.

- Vậy đâu là nguyên tắc để doanh nghiệp tối ưu thuế một cách bền vững? 

Theo tôi, “tối ưu thuế” không đồng nghĩa với việc tìm mọi cách để nộp ít thuế nhất.

Có ba điều kiện doanh nghiệp cần đặt lên hàng đầu: Giao dịch có thật – Pháp luật cho phép – Hồ sơ chứng minh được.

Giao dịch phải có thực và có mục đích kinh doanh thực sự. Hình thức pháp lý, hồ sơ và dòng tiền phải phù hợp với bản chất giao dịch. Các ưu đãi hoặc quyền lợi về thuế chỉ nên được áp dụng khi doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ điều kiện và có hồ sơ chứng minh.

Doanh nghiệp cũng không nên đánh đổi lợi ích thuế ngắn hạn lấy rủi ro dài hạn.

- Vai trò của lãnh đạo doanh nghiệp trong quản trị thuế nên được đặt ở đâu?

Lãnh đạo không nhất thiết phải trở thành chuyên gia thuế, nhưng cần tạo ra văn hóa tuân thủ, đưa yếu tố thuế vào các quyết định kinh doanh quan trọng và phân định rõ trách nhiệm.

Một trong những cách thực tế là yêu cầu có báo cáo ngắn gọn, định kỳ về các rủi ro thuế, trong đó nêu vấn đề, giá trị rủi ro tiềm ẩn, người phụ trách và thời hạn xử lý.

Với doanh nghiệp nhỏ và vừa, quản trị thuế chủ động không nhất thiết phải bắt đầu bằng những hệ thống công nghệ tốn kém. Điều quan trọng trước hết là bốn yếu tố: tư duy, con người, quy trình và công nghệ.

Doanh nghiệp cần chuyển từ “làm thuế” sang “phòng ngừa rủi ro thuế”; xác định rõ ai tạo dữ liệu, ai kiểm tra, ai phê duyệt và ai chịu trách nhiệm. Sau đó, đưa các điểm kiểm soát thuế vào vòng đời của giao dịch, từ đề xuất, phê duyệt, ký hợp đồng, thực hiện, nghiệm thu, xuất hóa đơn, thanh toán, hạch toán, kê khai đến đối chiếu.

Về công nghệ, nguyên tắc nên là: “Chuẩn hóa dữ liệu → Chuẩn hóa quy trình → Số hóa → Tự động hóa”. Công nghệ và AI có thể hỗ trợ phân loại chứng từ, phát hiện hồ sơ thiếu, đối chiếu dữ liệu hóa đơn, kế toán và ngân hàng, cảnh báo chênh lệch. Tuy nhiên, những quyết định có rủi ro cao vẫn cần được con người kiểm tra và phê duyệt.

- Nếu phải bắt đầu ngay, doanh nghiệp nên làm gì?

Doanh nghiệp có thể bắt đầu từ những việc rất cụ thể: rà soát các giao dịch lớn hoặc bất thường trong ba tháng gần nhất; xây dựng checklist hồ sơ cho 5–7 nhóm giao dịch phổ biến; xác định những giao dịch bắt buộc phải được kế toán hoặc bộ phận thuế kiểm tra trước khi thực hiện.

Hàng tháng, doanh nghiệp nên đối chiếu doanh thu với hóa đơn, công nợ và dòng tiền ngân hàng; đồng thời đối chiếu chi phí với hóa đơn đầu vào, hồ sơ giao dịch và chứng từ thanh toán.

Cuối cùng, lãnh đạo nên duy trì một báo cáo ngắn về rủi ro thuế, tập trung vào những vấn đề cần xử lý thay vì những báo cáo quá dài.

Quản trị thuế chủ động không nhất thiết phải bắt đầu bằng một hệ thống phức tạp. Điều quan trọng là doanh nghiệp thay đổi cách nhìn: kiểm soát đúng ngay từ giao dịch, phân định rõ trách nhiệm, kiểm soát được quy trình và bảo đảm dữ liệu có thể giải trình. Đây là nền tảng để việc tuân thủ thuế trở thành một phần của quản trị doanh nghiệp, thay vì chỉ là công việc xử lý vào cuối kỳ.