Microsoft sẽ 'khai tử' một tính năng trên Excel: Hàng loạt file của người dùng có nguy cơ lỗi

Microsoft Excel từ lâu không chỉ được sử dụng để nhập liệu hay tính toán đơn thuần. Với các công cụ kết nối dữ liệu, Excel còn có thể lấy thông tin từ nhiều nguồn khác nhau để phục vụ công việc tự động hóa, phân tích và quản lý.

Tuy nhiên, một thay đổi sắp tới của Microsoft đang khiến những người thường xuyên sử dụng Excel phải chú ý. Hãng có kế hoạch cải tổ hệ thống kết nối dữ liệu và thay thế Exchange Connector bằng các giải pháp mới.

Điều đáng lo là những file hiện đang sử dụng Exchange Connector sẽ không tự động được chuyển sang công cụ mới khi thay đổi được triển khai. Nếu người dùng không chủ động xử lý, một số bảng tính và quy trình liên quan có thể gặp trục trặc.

Exchange Connector là gì?

Exchange Connector là một trong những trình kết nối dữ liệu tích hợp trong Excel, cho phép người dùng khai thác thông tin từ các dịch vụ như Mail và Calendar.

Với những người dùng phổ thông, việc Microsoft thay thế một trình kết nối có thể không tạo ra nhiều khác biệt. Nhưng với doanh nghiệp hoặc những người đã xây dựng bảng tính dựa trên nguồn dữ liệu này, tác động có thể đáng kể.

Các file Excel được thiết lập để tự động lấy hoặc xử lý dữ liệu thông qua Exchange Connector có nguy cơ không còn hoạt động bình thường sau khi công cụ cũ bị loại bỏ.

Đặc biệt, Microsoft không cho biết các file hiện tại sẽ tự động chuyển đổi sang hệ thống mới. Điều này đồng nghĩa với việc người tạo hoặc quản trị file phải chủ động rà soát và thực hiện quá trình di chuyển dữ liệu.

Theo lộ trình được công bố, quá trình đánh giá từ phía khách hàng bắt đầu ngay trong tháng 8.2026. Sau đó, Microsoft sẽ tiến tới giai đoạn cuối của kế hoạch ngừng dịch vụ EWS vào tháng 10.2026.

Mốc quan trọng nhất là tháng 4.2027, khi trình kết nối Exchange cũ dự kiến chính thức bị loại bỏ khỏi hệ thống.

Khoảng thời gian này tưởng như còn khá dài, nhưng với doanh nghiệp có hàng trăm, thậm chí hàng nghìn file Excel, việc rà soát và chuyển đổi có thể mất nhiều thời gian. Những bảng tính được sử dụng trong các quy trình tự động hóa càng cần được kiểm tra sớm.

Người dùng Excel nên làm gì ngay từ bây giờ?

Một điểm đáng lưu tâm khác nằm ở phạm vi hỗ trợ của các trình kết nối mới. Theo thông tin, các giải pháp thay thế sẽ chỉ được phân phối cho Microsoft 365 và Office 2024.

Điều này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến những người vẫn sử dụng các phiên bản Office cũ với hình thức mua bản quyền vĩnh viễn.

Nếu một file phụ thuộc vào Exchange Connector nhưng phiên bản Office đang sử dụng không được hỗ trợ giải pháp kết nối mới, người dùng có thể phải cân nhắc nâng cấp lên Office 2024 hoặc chuyển sang Microsoft 365 để tiếp tục sử dụng các tính năng liên quan.

Đây cũng là một trong những lý do khiến thay đổi lần này nhận được sự quan tâm: người dùng không chỉ phải xử lý vấn đề kỹ thuật mà trong một số trường hợp còn có thể phát sinh chi phí nâng cấp phần mềm.

Thay vì chờ đến sát thời hạn, Microsoft đang khuyến nghị các quản trị viên CNTT và người dùng chủ động rà soát những file đang sử dụng Exchange Connector.

Đặc biệt, doanh nghiệp nên lập danh sách các bảng tính có kết nối với dữ liệu Exchange, xác định file nào đang được sử dụng thường xuyên và kiểm tra mức độ phụ thuộc vào trình kết nối cũ.

Những file quan trọng cần được lên phương án chuyển đổi sớm, đồng thời kiểm tra lại sau khi di chuyển để bảo đảm dữ liệu và các quy trình tự động vẫn hoạt động chính xác.

Các tổ chức hiện còn sử dụng Office 2021 hoặc những phiên bản cũ hơn cũng nên đánh giá kế hoạch nâng cấp thay vì chờ đến khi tính năng bị ngừng hoàn toàn.