Ký hợp đồng với đối tác: 7 điều chủ doanh nghiệp đừng bỏ qua
Một hợp đồng được ký nhanh có thể giúp doanh nghiệp chốt được thương vụ, nhưng hợp đồng thiếu chặt chẽ cũng có thể khiến lợi nhuận dự kiến trở thành chi phí tranh chấp. Trước khi đặt bút ký với đối tác, chủ doanh nghiệp nên kiểm tra ít nhất 7 vấn đề dưới đây.
Thuế 2026-2027: 7 việc chủ doanh nghiệp nên kiểm tra ngay
SEO, AI, quảng cáo đều đầu tư nhưng doanh thu vẫn 'ì ạch': 5 điểm nghẽn doanh nghiệp cần nhìn lại
Hàng hóa rủi ro cao phải có 'dấu vết số' từ 1/1/2027: Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì từ bây giờ?
Kiểm tra đúng người ký, đúng thẩm quyền
Một trong những sai sót tưởng nhỏ nhưng có thể gây hậu quả lớn là ký với người không có thẩm quyền.
Trước khi ký, doanh nghiệp nên xác định người đại diện theo pháp luật của đối tác là ai, người trực tiếp ký có phải đại diện theo pháp luật hay được ủy quyền hay không. Nếu ký thông qua người được ủy quyền, cần kiểm tra giấy ủy quyền về phạm vi, thời hạn và nội dung được phép ký.
Đối với các hợp đồng có giá trị lớn, doanh nghiệp cũng nên kiểm tra tư cách pháp lý và thông tin đăng ký của đối tác thay vì chỉ dựa vào thông tin trên danh thiếp, email hoặc trao đổi qua điện thoại.
Mô tả càng cụ thể, tranh chấp càng ít
“Cung cấp sản phẩm đạt chất lượng”, “giao hàng đúng tiến độ” hay “dịch vụ theo yêu cầu”... nghe có vẻ rõ ràng nhưng lại có thể được hiểu theo nhiều cách.
Hợp đồng nên xác định cụ thể đối tượng, số lượng, chủng loại, tiêu chuẩn chất lượng, thông số kỹ thuật, địa điểm và thời hạn giao nhận. Với dịch vụ, cần mô tả đầu ra phải đạt được thay vì chỉ ghi chung chung về công việc phải thực hiện.
Đặc biệt, những nội dung được trao đổi qua email, báo giá, phụ lục kỹ thuật hoặc biên bản họp nếu là một phần của thỏa thuận cần được xác định rõ có phải bộ phận của hợp đồng hay không.
Đừng để điều khoản thanh toán chỉ có một con số
Giá trị hợp đồng là một chuyện, khi nào tiền thực sự về tài khoản lại là chuyện khác. Doanh nghiệp nên quy định rõ giá đã bao gồm hay chưa bao gồm VAT, chi phí vận chuyển, bảo hiểm và các khoản phát sinh; phương thức thanh toán; thời điểm thanh toán; điều kiện để được thanh toán và hồ sơ cần cung cấp.
Với hợp đồng có giá trị lớn, có thể chia thanh toán theo các mốc hoàn thành. Đối với trường hợp đối tác thanh toán chậm, hợp đồng nên quy định rõ hậu quả của việc chậm thanh toán. Đối với hợp đồng thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật Thương mại, pháp luật cho phép bên bị vi phạm yêu cầu tiền lãi do chậm thanh toán theo các điều kiện và căn cứ luật định.
Phạt vi phạm và bồi thường không phải là một
Nhiều doanh nghiệp có thói quen ghi một câu “bên vi phạm phải chịu phạt và bồi thường mọi thiệt hại” nhưng không làm rõ điều kiện áp dụng.
Trong hợp đồng thương mại, phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại là những cơ chế khác nhau, với điều kiện và phạm vi áp dụng cần được xem xét theo pháp luật và loại hợp đồng cụ thể.
Đặc biệt, đối với hợp đồng thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật Thương mại, mức phạt vi phạm do các bên thỏa thuận nhưng về nguyên tắc không quá 8% giá trị phần nghĩa vụ hợp đồng bị vi phạm, trừ các trường hợp luật có quy định khác.
Phải có “lối thoát” khi tình huống bất ngờ xảy ra
Không hợp đồng nào có thể dự đoán tất cả rủi ro. Đứt gãy chuỗi cung ứng, thiên tai, thay đổi quy định pháp luật, sự cố hệ thống hoặc những sự kiện ngoài khả năng kiểm soát có thể khiến một bên không thể thực hiện đúng cam kết.
Do vậy, hợp đồng nên có điều khoản về bất khả kháng và xử lý khi xảy ra sự kiện bất khả kháng: cách thông báo, thời hạn thông báo, nghĩa vụ giảm thiểu thiệt hại, việc gia hạn thời gian thực hiện và quyền chấm dứt hợp đồng nếu sự kiện kéo dài.
Quan trọng hơn, không nên coi “bất khả kháng” là một chiếc ô có thể che mọi trường hợp chậm thực hiện nghĩa vụ. Việc một sự kiện có được xem là bất khả kháng hay không cần được đánh giá dựa trên các điều kiện pháp luật và hoàn cảnh cụ thể của giao dịch.
Đừng quên điều khoản chấm dứt và giải quyết tranh chấp
Một hợp đồng tốt không chỉ quy định cách bắt đầu hợp tác mà còn phải trả lời câu hỏi: Nếu không muốn tiếp tục thì thoát ra thế nào?.
Doanh nghiệp nên xác định các trường hợp được đơn phương chấm dứt hoặc chấm dứt theo thỏa thuận; thời hạn thông báo; nghĩa vụ thanh toán sau khi chấm dứt; việc hoàn trả tài sản, tài liệu và dữ liệu; cũng như trách nhiệm đối với các đơn hàng đang thực hiện.
Đồng thời, hợp đồng cần xác định cơ chế giải quyết tranh chấp, chẳng hạn thương lượng, hòa giải, trọng tài hoặc tòa án, cũng như cơ quan giải quyết, địa điểm và các quy định về thẩm quyền phù hợp với từng loại giao dịch.
Hợp đồng điện tử cũng cần được quản lý như hợp đồng giấy
Ngày càng nhiều giao dịch doanh nghiệp được thực hiện qua email, nền tảng ký số hoặc hệ thống quản trị hợp đồng. Luật Giao dịch điện tử 2023, có hiệu lực từ ngày 1/7/2024, tạo khung pháp lý cho giao dịch bằng phương tiện điện tử; Văn phòng Quốc hội cũng đã ban hành Văn bản hợp nhất số 36/VBHN-VPQH năm 2026 về Luật Giao dịch điện tử.
Với hợp đồng điện tử, doanh nghiệp không chỉ cần quan tâm việc “ký online có được không”, mà còn phải bảo đảm xác định đúng chủ thể ký, đúng quy trình, xác định được thời điểm giao kết, lưu trữ đầy đủ phiên bản và có khả năng chứng minh nội dung đã được các bên chấp thuận.
