Quản lý và sử dụng email hiệu quả, chuyên nghiệp

Bạn có mất nhiều thời gian cho việc kiểm tra, phân loại và trả lời email mỗi ngày? Hãy thay đổi ngay nhé!

Nếu biết cách quản lý và sử dụng sử dụng email hiệu quả, bạn sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian, giảm áp lực trong công việc. Cùng tham khảo các cách của Tiếp Thị Gia Đình nhé!

CHÚ Ý TIÊU ĐỀ THƯ

Nhiều người không ghi tiêu đề thư hoặc dùng lại tiêu đề từ lá thư khác. Điều này có thể khiến người nhận bỏ sót thư của bạn hoặc thư rơi vào mục spam. Tiêu đề thư nên ngắn gọn và đúng trọng tâm.

DÙNG CC HAY BCC?

Bất kỳ dịch vụ e-mail nào cũng có ứng dụng cc (carbon copy) và bcc (blind carbon copy) để gửi e-mail đến cho nhiều người. Bạn hãy tránh dùng cc, vì khi đó, người nhận nào cũng sẽ thấy hàng loạt địa chỉ e-mail của những người còn lại. Hãy dùng bcc để đảm bảo tính riêng tư của mọi người. Ngoài ra, nếu bạn nhận được e-mail gửi cho nhiều người, hãy chỉ trả lời đúng đối tượng. Đừng trả lời tất cả vì nó có thể làm phiền người khác, trừ trường hợp nội dung đó cần sự thảo luận của cả nhóm.

BẮT ĐẦU E-MAIL BẰNG MỘT LỜI CHÀO

su-dung-email-hieu-qua-1

Lời chào ở đầu mỗi e-mail là điều bạn đừng bao giờ quên. Hãy bắt đầu bằng: Dear…, Hello… hoặc đơn giản là Chào anh/chị/bạn kèm theo tên người nhận. Điều này thể hiện sự tôn trọng của bạn dành cho người nhận.

LUÔN KIỂM TRA TRƯỚC KHI GỬI

Không gì tệ hơn khi nhận một e-mail đầy lỗi chính tả. Người nhận sẽ đánh giá bạn thiếu chuyên nghiệp và không coi trọng bức thư. Bạn cũng nên chú ý font chữ, màu sắc. Hãy chọn font chữ đơn giản, màu sắc không lòe loẹt, tránh dùng biểu tượng ngộ nghĩnh cho e-mail gửi đối tác. Ngôn ngữ e-mail cần lịch sự, không dùng từ viết tắt, từ lóng và biệt ngữ gây hiểu lầm.

TẠO CHỮ KÝ TỰ ĐỘNG

Cho dù đó là một e-mail kinh doanh hoặc thư cá nhân, bạn cũng cần có chữ ký bên dưới. Nội dung chữ ký gồm tên đầy đủ, chức danh, đơn vị công tác, địa chỉ, số điện thoại và e-mail. Khi tạo chữ ký tự động, bạn có thể thêm lời chào ngay trên đầu, sau đó là vài dòng trống trước khi bắt đầu chữ ký.

CHUYỂN TIẾP

Khi chuyển tiếp một e-mail cho người khác, bạn cần cân nhắc có cần thiết để người nhận thấy hết nội dung, địa chỉ của người gửi trước đó không. Hãy bảo đảm giữ kín thông tin cá nhân của người đã gửi e-mail cho bạn.

5 BƯỚC SỬ DỤNG EMAIL HIỆU QUẢ

20151014-quan-ly-email-chuyen-nghiep-011. Thiết lập địa chỉ e-mail cho từng loại: công việc, cá nhân, tin quảng cáo. Điều này giúp bạn phân loại e-mail và kiểm tra khi cần thiết.

2. Phân loại danh bạ địa chỉ email của bạn và gửi thư thông báo đến từng nhóm. Đảm bảo rằng họ sẽ liên lạc với bạn theo đúng địa chỉ e-mail bạn đã phân loại. Chỉ trong một tháng, bạn sẽ thấy mọi việc đi vào qũy đạo. Những e-mail sẽ được phân loại ngay khi bạn nhận chúng.

3. Kiểm tra e-mail theo thứ tự ưu tiên: Kiểm tra địa chỉ e-mail dành cho công việc mỗi ngày. Hãy chọn chế độ nhận e-mail mỗi phút để đảm bảo không bỏ lỡ e-mail nào. Bạn có thể dành 5 phút để kiểm tra e-mail cá nhân. Điều này giúp bạn không bị phân tâm khi trả lời thư riêng tư. Với e-mail nhận tin quảng cáo, chỉ kiểm tra khi bạn rảnh rỗi vì những e-mail đó không cần phải trả lời.

4. Làm sạch hộp thư: Mỗi tuần , hãy dành thời gian để chuyển e-mail bạn cần lưu lại vào một thư mục cố định trước khi xóa ở hộp thư mục đến.

5. Đừng chỉ đọc, hãy trả lời: Nhiều người có thói quen trả lờ e-mail khi đã đọc mà đợi đến lúc rảnh. Thực tế, điều này còn khiến bạn mất nhiều thời gian hơn vì phải đọc lại lần nữa trước khi trả lời, chưa kể bạn có thể lãn quên và khiến người gửi chờ thư trả lời qúa lâu. Vì thế, ngay khi đọc xong, hãy trả lời ngay.

Mục Kỹ năng sống / Tiếp Thị Gia Đình